Wie Sie in Meetings und Besprechungen souverän mit Meinungsverschiedenheiten und Konflikten umgehen
Meinungsverschiedenheiten und Konflikte sind (bis zu einem gewissen Punkt) vollkommen normal, wenn Menschen aufeinandertreffen und gemeinsam Dinge besprechen oder eine Lösung suchen. Aus Moderationssicht zeigt es nur, dass hier “Leben” im Prozess ist und nicht nur Abnicker und Ja-Sagern anwesend sind. Wenn der Prozess allerdings stockt oder sich regelrecht Konflikte auftun, sind wir als Moderator gefragt.
Wie sollten wir in solchen Situationen reagieren?
1. Durchatmen!
Durchatmen und einen kühlen Kopf bewahren ist die Basis für das weitere Vorgehen. Für alle Beteiligten ist so eine Situationen mit Unsicherheit oder Fragezeichen verbunden. Ihre Teilnehmende schauen auf Sie als Moderator, wie Sie mit der Situation umgehen. Mit einem ruhigen und abgeklärten Auftreten tragen Sie maßgeblich zur Deeskalation des Konfliktes bei.
2. Prinizipien der Zusammenarbeit aufstellen
Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Spannung permanentes besteht, haben Sie den Mut, das „Prinzipien der Zusammenarbeit” anzusprechen und gemeinsam zu klären. Wir nennen diesen Punkt bewusst nicht “Regeln aufstellen”, da dies in den meisten Fällen zu streng wirkt und einen gegenteiligen Effekt haben kann.
Folgende Leitfragen sollten Sie dabei gemeinsam klären und am besten auch visualisieren:
- Wie bereiten wir uns alle gemeinsam auf das Meeting vor (Agenda, Vorab-Aufgaben etc.)?
- Wer übernimmt welche Rolle (Moderator, Zeitwächter, Protokollant etc.)?
- Wie wollen wir von anderen behandelt werden?
- Was sind für uns No Gos im Miteinander und in angespannten Situationen?
- Wie organisieren wir das Follow-up und stellen sicher, dass jede/r auch die Dinge so umsetzt, wie wir sie gemeinsam besprochen haben?
3. Ziel und den gewünschten Output im Blick behalten
Oft entstehen Meinungsverschiedenheiten und eine aufgeheizte Stimmung, da die Beteiligten mit angrenzenden (Neben-)Themen starten und damit die Komplexität erhöht wird. Man kommt vom Hölzchen zum Stöckchen. Hier sind Sie als Moderator gefragt. Unterbrechen Sie höflich, aber bestimmt und führen Sie die Beteiligten wieder auf den Ziel-Pfad. Folgende Leitfragen können Ihnen dabei helfen.
- Was möchten wir mit dem heutigen Meeting erreichen?
- Und was ist genau die Zielsetzung des Punktes, den wir gerade besprechen / erarbeiten?
- Was ist der gewünschte Output (also die konkreten Ergebnisse) von heute?
- Ist diese Meinungsverschiedenheit dafür zielführend?
4. De-eskalierende Formulierungen
Wenn die bisherigen Punkte nicht funktionieren, steuern und klären wir mehr über unsere Formulierungen und Fragen. Um die Spannung zwischen zwei Beteiligten zu entschärfen, können Sie als Moderator sich als unwissend stellen und damit den Druck ein wenig herausnehmen.
Eine beispielhafte Formulierung könnte sein: “Nur für mein besseres Verständnis, was genau…?” oder auch “Was ist der Gedanke hinter Ihrem Punkt / Ihrer Frage…?”
Dadurch hat zum einen der Input-Geber die Möglichkeit, seine Gedanken (strukturiert) zu platzieren, zum anderen treten Sie hier als “Prellbock” auf, um die zweite Person zu schützen.
Falls die Reibung dadurch entsteht, dass eine/r der Teilnehmenden durch generische Formulierungen (“Das wird sowieso schwer werden…”) für Unmut sorgt, dürfen und sollen Sie gerne der “Nachhaker” sein. Fragen wie
- “Was genau meinen Sie damit…?”
- “Was wäre Ihr Vorschlag…?
- “Angenommen, Sie würden alleine entscheiden, was wäre Ihr Weg und warum?”
bringen Geschwindigkeit und Lösungsorientierung in den Prozess und können zur Klärung und Deeskalation beitragen.
Bei allen diesen Punkten gilt es, allparteilich zu bleiben. Das bedeutet, die Beiträge, Sorgen und Wünsche aller Beteiligten ohne eigene Wertung zu sammeln. Die emotionalen Reaktionen kommen schon automatisch von den Teilnehmenden – Sie sind und bleiben weise und gerecht.
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