Checkliste zur Planung und Vorbereitung einer Präsentation
Der Termin für die Präsentation rückt immer näher. So langsam sollten wir uns an die Vorbereitung der wichtigen Präsentation schicken. Nur, wie gehen wir am besten vor?
Die folgende Checkliste zur Vorbereitung Ihrer Präsentation soll Ihnen dabei helfen, strukturiert und effizient Ihre nächste Präsentation vorzubereiten.
1. Klärung von Auftrag, Anlass und Kontext der Präsentation
- Was ist Anlass und wie lautet das Thema der Präsentation?
- Wie lautet das Ziel der Präsentation? (Ober- und Unterziele, ggf. verdeckte Ziele)
- Zeitpunkt, Ort, Teilnehmerzahl?
- Was wissen Sie über die Teilnehmer (Vorwissen, Interessen, Probleme, Wünsche, Entscheidungsträger, Handlungsspielraum)?
- Worin besteht der Nutzen der Präsentation / des Produktes für die Teilnehmer?
- Welche Zeitbudgets stehen für Vorbereitung und Durchführung zur Verfügung?
2. Inforecherche, -auswahl und -verdichtung
- Wo kann von wem recherchiert werden?
- Wie lassen sich Inhalte teilnehmer- und zielorientiert auswählen und verdichten?
3. Grobplanung der Präsentation
- Entwerfen Sie Ihr Konzept angelehnt an folgendes Phasen-Schema:
| Phase | Inhalte | Tipps |
| 1. Warming-up | Begrüßung, Vorstellung, informelle Kontaktaufnahme | Willkommens-Chart – der erste Eindruck! |
| 2. Ziel- / Ablauftransparenz | Zielklärung, Ablauf, ggf. Spielregeln | Visualisieren – TN können ggf. über Art und Spielregeln mitentscheiden. |
| 3. Einstieg ins Thema | Thema, Problemdefinition | Starker, markanter Einstieg, Neugierde wecken, evtl. visualisieren |
| 4. Transporte der Inhalte | Informationen anbieten, was war – ist – wird sein? Handlungsalternativen, Nutzen und Vorteile aufzeigen | Beispiele aus TN-Umfeld, Sprache der TN sprechen, Aktivierung der TN |
| 5. Ergebnissicherung | Zusammenfassung evtl. Maßnahmenplan | Visualisierte Kernaussagen, die drei / fünf zentralen Punkte |
| 6. Inhaltlicher Ausstieg | Schlussappell, Ausblick, Handlungsaufforderung | An Einstieg anknüpfen, starker, markanter Ausstieg |
| 7. Ggf. Fragen, Diskussion | Fragen, Bedenken, Anregungen sammeln und klären | Zeitbudget beachten, Fragen / Antworten / Fazit visualisieren |
| 8. Ausstieg und Abschied | Abschied und evtl. Dank | Dank möglichst konkret, Schlusssatz vorbereiten |
Zehn Fragen, die Sie sich vor jeder (PowerPoint-)Präsentation stellen sollten:
- Was ist das Ziel meiner Präsentation und was ist der Nutzen für meine Teilnehmer?
- Weiß ich genug über die Teilnehmer (Vorwissen, Konflikte, Hierarchien)?
- Was muss ich tun, damit die Teilnehmer mich als Person akzeptieren (Vorbehalte, Fettnäpfchen, …)?
- Welche inhaltlichen Wissenslücken muss ich bei mir und bei den Teilnehmern vor der Präsentation noch schließen?
- Kann ich mit der Hardware umgehen (oder wenigstens mein kerngesunder Assistent)?
- Kann ich mit der Software umgehen und zur Not auch improvisieren?
- Ist die Beleuchtung / Verdunklung funktionsfähig? Wie wird sie gesteuert?
- Kann ich die Sitzordnung so gestalten, dass alle Teilnehmer einen freien Blick auf mich und auf die Projektionsfläche haben?
- Habe ich mir Gedanken über potentielle Störfaktoren gemacht (von A wie Adrenalinüberschuss über B wie Baulärm und S wie Stromausfall bis Z wie Zwangsteilnahme)?
- Und natürlich: Wie ist der Plan B (Lampenfieber, nicht funktionierende Technik, deutlicher Widerstand vom Publikum)?
Erfolg haben heißt Erfolg vorbereiten!
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