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Moderation – was ist das und woher stammt der Begriff?

Der Begriff der Moderation, der ursprünglich aus dem Lateinischen kommt, bezeichnet in der ursprünglichen Wortbedeutung eigentlich “mäßigen”, “steuern” oder “lenken”.

Moderation ist ein Schlagwort, das heutzutage häufig verwendet wird, ohne dass wir es hinterfragen, beispielsweise bei Besprechungen oder Workshops.

Wenn wir über den Begriff nachdenken, fallen uns meist zuallererst Fernseh- und Radiomoderatoren ein. Diese stellen sich allerdings häufig selbst in den Vordergrund, anstatt sich auf die Steuerung einer Diskussion oder einer Besprechung zu beschränken.

Aber das ist es eigentlich, das heute unter Moderation verstanden wird – die Leitung beziehungsweise Führung einer Gruppe in Diskussionen, Meetings oder Workshops, wobei der Moderator selbst nicht aktiv Einfluss nimmt auf die Inhalte des Besprochenen oder auf das Verhalten der Gruppe. Anlässe gibt es dafür viele: Sie wollen als Vorgesetzter Strategien und Ziele festlegen? Als Vereinsvorstand in Ihrem Sportverein Ideen für die Zukunft entwickeln? In Ihrem Projektteam aktuelle Probleme lösen? Bei all diesen Fragen hilft Ihnen die Moderationsmethode, um strukturiert und effizient Ergebnisse zu erzielen.

In den folgenden Beiträgen erfahren Sie das Wichtigste zum Thema Moderation, was darunter verstanden wird, welche Arten und Methoden der Moderation es gibt und welche Moderationstechniken sie nutzen können.

1. Welche Arten von Moderationen gibt es?

Besprechungsmoderation

Bei Besprechungen und Meetings besteht häufig die Gefahr, dass zwar engagiert diskutiert und argumentiert wird, dass aber letzten Endes keine konkreten und dokumentierten Ergebnisse und Entscheidungen zustande kommen.

Durch bewusste Integration und Adaption von Elementen dieser praxiserprobten Moderationsmethode lassen sich Besprechungen und Meetings effizienter und somit zufriedenstellender gestalten.

Durch Besprechungsmoderation werden die Entscheidungsgrundlagen umfassend diskutiert und zusammengefasst und die Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar gestaltet.

Bei der Besprechungsmoderation sitzen alle Beteiligten um einen Tisch, der nicht per se rund sein muss, der jedoch das Zentrum bildet. Leider werden bei der Besprechungsmoderation in der Praxis kaum Medien genutzt, üblicherweise wird nur ein Protokoll geführt. Im besten Fall werden dabei Flipcharts und Beamer oder sogar andere elektrische Medien wie E-Screen oder E-Board verwendet.

Genutzt wird diese Form der Moderation häufig für Team-Meetings, interdisziplinäre Arbeitsbesprechungen, Projektsitzungen, Jours-fixes  etc. mit dem Vorteil, dass relativ wenig Platz notwendig ist, jeder bequem mitschreiben kann und diese Form Art der Besprechung relativ schnell zu organisieren ist.

Workshop-Moderation

Bei internen Workshops oder Veranstaltungen, z.B. gemeinsam mit Kollegen aus anderen Bereichen, Kunden und Lieferanten kann es sinnvoll sein, diese moderieren zu lassen, damit die Teilnehmer sich voll auf die Inhalte konzentrieren können.

Bei dieser Art der Moderation sitzen die Teilnehmer in einem Halbkreis ohne Tisch, meist genutzte Medien sind Pinwand und Flipchart, das Zentrum bildet das so entstehende „Forum“. In disem Kontext wird die Moderationsmethode in der Praxis am konsequentesten angewendet.

Aufgaben des Workshop-Moderators sind:

  • Teilnehmer auf die Fragestellungen fokussieren
  • Abweichler und Vielredner „einfangen“ und auf den Punkt bringen
  • Stille Teilnehmer einbeziehen, dominante Teilnehmer bremsen
  • Mögliche Widerstände konstruktiv bearbeiten
  • Die geplanten Ziele im Blick halten und erreichen
  • Gruppenarbeiten und Übungen durchführen
  • Den Zeitplan einhalten und ggf. flexibel anpassen
  • Darauf achten, dass mit Hilfe von Visualisierung konkrete Ergebnisse festgehalten werden
  • Effektiv und effizient moderieren

Großgruppenmoderation

Mit Großgruppenmoderation lassen sich große Gruppen als wertvolle Wissensressource nutzen, in Strategie- oder Veränderungsprozesse einbeziehen und zum gemeinsamen Handeln bewegen. Großgruppenmoderation kann beispielsweise angewendet werden in Unternehmen, Organisationen, Verwaltungen, Städte und Gemeinden und hilft dabei, große Planungs- und Entscheidungsgruppen in einem großen Versammlungsraum so zu steuern (Moderation), dass sie in kurzer Zeit, typischerweise in zwei bis drei Tagen, zu umsetzbaren Ergebnissen kommen. Es gibt verschiedene Arten von Großgruppenmoderationen, die wichtigsten stellen wir Ihnen hier kurz vor:

Future Search – Zukunftskonferenz

  • Der Ablauf einer Zukunftskonferenz besteht aus einem Wechsel von Arbeit in Kleingruppen, die entweder homogen (z.B. gleiche Abteilung, gleiche Organisation etc.) oder heterogen (z.B. möglichst großer Mix aus verschiedenen Abteilungen) sind, und Plenumsgesprächen
  • Bewährt bei Strategieentwicklung, Entwicklung von Visionen und Zukunftsplänen sowie in der Teamentwicklung
  • Führt heterogene Gruppen zum Erarbeiten von Handlungsplänen, Strategien und einem stabilen gemeinsamen Fundament für die künftige Zusammenarbeit
  • Schafft Bewusstsein für Verbindendes, wirft einen Blick auf die Herausforderungen der Zukunft (Umfeldanalyse) und entwickelt daraus eine Plattform gemeinsamer Werte und eine Handlungsplanung
  • Ist allerdings recht zeitaufwändig und braucht 16 Zeitstunden zur Durchführung, verteilt auf zwei, idealerweise drei Tage

World Café

  • Die Teilnehmer finden sich in Gruppen um Tische zusammen und diskutieren die gestellte Frage. Nach ca. 25 Minuten wechseln die Teilnehmer die Tische und finden sich in neuen Konstellationen zusammen. Ein Teilnehmer bleibt am Tisch zurück und trägt die Ergebnisse der ersten Runde in die nächste Gruppe. So „befruchten“ sich die Teilnehmer gegenseitig mit neuen Ideen und Perspektiven. Die Arbeitsergebnisse der Tische werden schließlich für alle Teilnehmer ausgestellt. Eine anschließende Diskussion liefert ein Destillat der Erkenntnisse, welches dann schriftlich aufbereitet und gespeichert wird
  • Eignet sich zum Erarbeiten von Handlungsplänen und Strategien
  • Bringt Gruppen jeglicher Größe zu ausgewählten Impulsfragenmiteinander ins Gespräch und sorgt dafür, dass viele Menschen gezielt zu spezifischen Fragestellungen innerhalb kürzester Zeit verwertbare Ergebnisse produzieren
  • Erzeugt Resonanz und gibt Feedback auf Impulsvorträge oder Entscheidungen der Führung
  • Unaufwendige, zeitsparende und effiziente Methode, auch für begrenzte Zeitbudgets

Open Space

  • Bei einer Open-Space-Konferenz gibt es keine feste Tagesordnung und kein festes Programm. Zu Beginn der Konferenz beteiligen sich alle Teilnehmer an der Gestaltung eines Arbeits- und Zeitplans und jeder stellt seine Ideen, Anliegen und Wünsche im Plenum vor. Daraus werden einzelne Themen abgeleitet und Arbeitsgruppen dazu gebildet
  • Eignet sich zum Bearbeiten von vielen Detailfragen, lässt Teilnehmern Raum für Themen, die ihnen wirklich wichtig sind, bringt verwertbare Ergebnisse und eine gemeinsame Handlungsplanung
  • Die Teilnehmer versammeln sich unter einer gemeinsamen Überschrift und bringen selbst die Anliegen ein, die Ihnen zum gemeinsamen Thema unter den Nägeln brennen
  • In Kleingruppen werden die Anliegen bearbeitet und weitere Themen identifiziert, die im Rahmen des Open Space bearbeitet werden. Die Ergebnisse der Gruppenarbeit werden ins Plenum zurück gespeist.
  • Aus den Diskussionen werden Projekte identifiziert und ein Handlungsplan erstellt

Real Time Strategic Change (RTSC)

  • Im Gegensatz zu vielen anderen Methoden berücksichtigt RTSC die hierarchische Struktur des Unternehmens. Die Führungsspitze legt Thema, Ziel, Ablauf und den Bereich des Möglichen fest
  • Eignet sich besonders, um Strategien und Umsetzungspläne zu verfeinern und zu implementieren
  • Teilnehmende arbeiten oft in ihren „Heimatgruppen“ (d.h. mit Kolleginnen/Kollegen mit ähnlicher Funktion), um die Grobkonzepte auf ihren eigenen Aufgabenbereich „herunterzubrechen“
  • Immer dann nützlich, wenn grobe Konzepte bereits vorliegen und Mitarbeiter oder mittleres Management an der Umsetzung beteiligt werden sollen
  • Sehr flexibles und wirksames Format: RTSC besteht aus einem großen „Methodenkoffer“. Je nach Zielstellung können die unterschiedlichen Bausteine so miteinander kombiniert werden, dass die Ziele der Großgruppenkonferenz erreicht werden

Online-Moderation (von Besprechungen, Meetings)

Die Online-Moderation unterstützt bei der Durchführung von Online-Besprechungen und Online-Meetings. Die Teilnehmer sind über das Internet miteinander verbunden. Jeder sitzt an seinem Arbeitsplatz, der beliebig weit von dem der anderen Teilnehmer entfernt sein kann. In diesem virtuellen Arbeitsraum können Inhalte präsentiert und Themen besprochen werden.

Sinnvoll ist ein virtuelles Treffen immer dann, wenn das Ziel eine Präsentation, eine Abstimmung oder ein gemeinsames Arbeitsergebnis sein soll.

Bei Online-Konferenzen befinden wir uns in einer ungewohnten Kommunikationsumgebung. Und da wir (in aller Regel) unbeobachtet sind, ist die Versuchung groß, sich ablenken zu lassen. Daher muss der Moderator noch stärker als sonst die „Vielredner“ und die „Stillen“ verifizieren und adressieren können und noch stärker als sonst dafür sorgen, dass die gesamte Runde einen Input bringt und dass nicht zu viel Zeit zwischen den einzelnen Feedbackrunden vergeht.

Online-Konferenzen eignen sich gut für 2-10 Teilnehmer und haben den Vorteil, dass sie die Unternehmenskommunikation straffen und gleichzeitig die Zeitbudgets der Mitarbeiter und die Reisekosten entlasten.

Viele bei Moderationen eingesetzte Werkzeuge können heute schon virtuell simuliert werden. Es gibt sogenannte Whiteboards (das digitale Pendant zum Flipchart), es gibt Präsentationstools, man kann kleine Umfragen machen und ein schnelles Feedback einholen. Parallel laufende Chats ermöglichen Gespräche der Teilnehmer untereinander und sogar eigene Räume für Arbeitsgruppen können angelegt werden. Die Möglichkeiten solcher Werkzeuge sind vielseitig und auf manchen Plattformen auch schon sehr ausgereift verfügbar. Beispiele für solche Plattformen sind Asana, Podio oder Basecamp.

Der Online-Moderator sollte jedoch gut mit dem Medium Internet und mit der Technik sowie der Online-Arbeit vertraut sein, damit sich die Teilnehmer voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren können.

Online-Moderationen nehmen mehr und mehr zu. Laut einer Umfrage von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom führen die Mitarbeiter bereits in 52 Prozent der Unternehmen Online-Meetings und Videokonferenzen durch, 2016 waren es dagegen noch 40 Prozent.

Veranstaltungsmoderation

Ob Tagung, Konferenz, Messepräsentation, Roadshow oder Podiumsdiskussion – Veranstaltungsmoderation ist ein völlig eigenes Genre. Veranstaltungsmoderatoren müssen ihr Publikum für sich gewinnen und die Botschaft des Veranstalters an die Zielgruppe bringen. Sie führen informativ, charmant und unterhaltsam durch ein Event – unabhängig davon, ob sie eine kleine Veranstaltung oder ein großes Event moderieren.

Veranstaltungsmoderatoren – auch Eventmoderatoren genannt – führen durch das Programm. Sie schaffen den Rahmen und sind der rote Faden durch den Tag oder den Abend. Sie stehen stellvertretend für den Veranstalter als Gastgeber auf der Bühne.

Veranstaltungsmoderatoren müssen sich in die Themen Ihrer Tagungen oder Diskussionsrunden einarbeiten können. Sie müssen ein Moderationskonzept entwickeln und vor allem frei sprechen können. Aber auch die „Bühnenpräsenz“ ist natürlich wichtig: Stimme, Körpersprache, Ausstrahlung.

Radio-/TV-Moderation

TV- und Radio-Moderatoren präsentieren Fernseh- bzw. Radiosendungen. Dabei übernehmen sie die Gesprächsleitung, beispielsweise bei einer Talkrunde, oder moderieren frei Informations- oder Unterhaltungssendungen. Sie erläutern das Thema, leiten Film- oder Audiobeiträge ein, erklären Grafiken, stellen Fragen an Korrespondenten und Reporter am Schauplatz des aktuellen Geschehens oder führen Interviews mit Studiogästen. Im Radio gehört auch das An- und Abmoderieren der Musiknummern zu ihren Aufgaben. Vor der Sendung werden Moderatoren von den Redakteuren über den Aufbau der Sendung informiert. Sie arbeiten sich selbstständig in das Agentur- oder Recherchematerial zu den Themen ein und verfassen ihren Moderationstext.

2. Der Moderator – Lenker des Geschehens

2.1. Was sind die Aufgaben des Moderators?

Die Rolle des Moderators liegt darin, die Prozesse und die Gruppe zu steuern, sich aber beim Einbringen der Inhalte zurückzuhalten. Der Moderator selbst liefert keine inhaltlichen Inputs. Das heißt, während die Inhalte von der Gruppe eingebracht werden, ist der Moderator für die Struktur der Sitzung sowie für die Dokumentation der erarbeiteten Inhalte verantwortlich. Er hält sich zurück, macht nur methodische Vorschläge und nimmt eine neutrale oder allparteiliche Rolle ein.

Die Rolle des Moderators kann zunächst einmal mit der eines Organisators verglichen werden. Er klärt das Ziel der Moderation, er bereitet die Dramaturgie vor und er sorgt dafür, dass das notwendige Moderationsmaterial vorhanden und entsprechend vorbereitet ist.

moderation

Danach kann man die Rolle des Moderators mit der eines Regisseurs vergleichen, er übernimmt die Führung der Gruppe. Er erfüllt diese Funktion jedoch nicht aus einem Selbstzweck heraus, sondern nur zum Erreichen des Auftrages. Durch das Arbeiten mit den richtigen Fragen hilft er der Gruppe, zu vernünftigen Ergebnissen zu kommen, durch Zusammenfassen und inhaltliche Pointierung bringt er sogar verschwommene Inhalte in eine klare und verwendbare Form. Er aktiviert und motiviert alle Teilnehmer, auch die schüchternen und zurückhaltenden zur Teilnahme und fördert den Gedankenaustausch. Er achtet auf die Einhaltung der Spielregeln der Moderation. Und er achtet auf die Zeit, auch auf die einzelnen Redezeiten, und begrenzt Wortbeiträge.

Am Ende der Moderation stellt der Moderator kurz, maximal 5-8 Minuten, den Gesamtverlauf der Moderation den Teilnehmern und Teilnehmerinnen gegenüber dar.

Für die Vorbereitung seiner Aufgaben und das Verhalten des Moderators bedeutet dies Folgendes:

  • Vorbereitung der organisatorischen Maßnahmen
  • Auftragsklärung mit dem Auftraggeber inkl. Zielsetzung
  • fachliche Grundkenntnisse über das zu behandelnde Thema
  • Auswahl der Teilnehmer zusammen mit dem Veranstalter
  • Organisatione des Raumes und des Materials
  • Inhaltliche Vorbereitung und Auswahl der passenden Moderationstechniken
  • persönlich neutrales Verhalten gegenüber den Teilnehmern
  • Kontrolle über die Zeit und den Ablauf
  • Sicherstellung der Dokumentation
  • Abfangen von Streitigkeiten und Kontroversen mit persönlichem Charakter

2.2. Was sind die größten Fallstricke für den Moderator?

1. Der Moderator verfolgt eigene Interessen

Ist der Moderator Projektleiter, Vorgesetzter oder jemand, der eine bereits getroffene Entscheidung verkaufen will, dann muss er die eigenen Interessen in den Vordergrund stellen. Dies ist solange in Ordnung, wie er seine Parteilichkeit den Teilnehmern gegenüber explizit macht. Merkt der Moderator, dass er im Laufe der Moderation in einen Interessens- und Rollenkonflikt kommt, beispielsweise, dass er die Festlegungen zum Projektmanagement für nicht sinnvoll hält, dann kann er im Raum seine Position wechseln und ankündigen, dass er jetzt von der Moderatorenrolle in die Fachrolle überwechselt.

2. Der Moderator steuert den Willensbildungsprozess in eine vorher vorgegebene Richtung

Die Moderation kann eine Auftragsmoderation sein. Der Auftraggeber möchte den neutralen Moderator dazu nutzen, eine bereits getroffene Entscheidung zu verkaufen. Auch hier muss er diesen Interessenkonflikt deutlich machen oder die Moderation ablehnen.

3. Der Moderator liegt im persönlichen ungeklärten Clinch mit mindestens einem Teilnehmer

Der Moderator hat schon eine Vorgeschichte mit einem Teilnehmer. Er trägt den Konflikt aus seiner starken, formell unabhängigen Moderatorenrolle, vor der Gruppe aus. Oder ein Teilnehmer verhält sich störend. Der Moderator trägt dieses Verhalten als persönlichen Konflikt aus. Hat der Moderator ein Störgefühl, so ist es seine Aufgabe, zunächst seinen Anteil daran zu reflektieren: Ist der Teilnehmer Projektionsfläche für einen anderen unbearbeiteten Konflikt (der Teilnehmer erinnert mich an ‚Onkel Ernst‘, der auch immer mit seinen Erfolgen geprahlt hat) oder möchte der Teilnehmer durch sein Verhalten eine bestimmte Botschaft senden (Mir passt hier was nicht / ich werde nicht gesehen / die geplante Veränderung bedroht mich / und deshalb störe ich / gehe ich in den Widerstand). Oder der Teilnehmer möchte einen vorherigen Konflikt vor versammelter Mannschaft klären und hofft auf Unterstützer aus dem Kollegenkreis. Dies zu erkennen, ist Aufgabe des Moderators und sollte dann auf außerhalb der Veranstaltung verlegt werden.

4. Der Moderator vernachlässigt schweigsame Teilnehmer (die möglicherweise Entscheider sind)

Der Moderator muss darauf achten, dass alle Teilnehmer einbezogen und berücksichtigt werden. Gerade stille Teilnehmer müssen ermutigt werden, sich einzubringen. Sie sind oft diejenigen, die im Anschluss die Ergebnisse in Frage stellen.

5. Der Moderator gibt die Leitung aus der Hand

Zu Beginn jeder Moderation müssen die Rollen der Teilnehmer geklärt sein, auch wer die Moderation übernimmt. Es kommt vor, dass fachliche versierte Teilnehmer oder Führungskräfte aus ihrer Fach- oder Entscheidungskompetenz einen Führungsanspruch für das Meeting ableiten.

  • Dieses Problem kann auf der formalen-kognitiven Ebene gelöst werden: Wir haben zu Beginn vereinbart, dass ich das Meeting leite. Bitte akzeptieren Sie das
  • Als systemische Intervention: Stellen Sie sich vor, Sie übernehmen als Vorgesetzter die Moderation. Was glauben Sie, wie offen die anderen Teilnehmer, die z.T. auch Ihre Mitarbeiter sind, noch sein können?
  • Durch Verhalten: Sie übernehmen einfach wieder die Leitung.

6. Der Moderator verletzt die Regeln des Anstands (ausreden lassen, zusammenfassen, Wert schätzen, höflich sein)

Der Moderator sollte diese Regeln penibel beachten und besonders zu Beginn der Veranstaltung eine gute Beziehungsebene aufbauen, nicht mit der Tür ins Haus fallen, um keine Zeit zu verlieren.

7. Der Moderator bleibt unklar (z.B. toleriert Regelverletzungen)

Der Moderator sollte nur Regeln aufstellen, die er auch selbst einhalten kann. Zur allgemeinen Hilfestellung kann er diese am Flipchart visualisieren, sodass sie für das gesamte Meeting präsent sind. So kann er bei Regelverstößen darauf verweisen. Unklarheiten müssen aufgeklärt werden: Der Moderator muss dafür sorgen, dass jeder unter einem Begriff dasselbe versteht. Dies können technische oder auch allgemeinsprachliche Begriffe sein.

Der Moderator muss ein konsistentes Verhalten zeigen. Wenn er Regeln einführt, müssen sich alle daranhalten, egal welche hierarchische Position jemand hat. Wenn er sich selbst auf Neutralität verpflichtet hat, ist es seine Aufgabe, diese auch einzuhalten, auch wenn er fachlich eine Meinung hat. Wenn er fachliche Expertise einbringen will, kann er sich in die Runde setzen. Über den Positionswechsel macht er deutlich, dass er seine Moderatorenrolle verlassen hat.

8. Der Moderator ist sich nicht sicher im Umgang mit der Moderationsmethode

Um eine wirklich erfolgreiche und ergebnisorientierte Moderation zu garantieren, sollte ein Mindestmaß an Wissen über die Moderationsmethode und -techniken vorhanden sein. Spontan in einer kniffligen Situation die Moderation zu übernehmen, ist häufig mit Widerständen und mangelnder Ergebnisorientierung verbunden. Daher solte der Moderator sich schon im Vorfeld genaue Gedanken dazu machen, welche Moderationstechnik er/sie an welcher Stelle anwenden möchte.

3. Die Moderationsmethode – Gemeinsam Ergebnisse erzielen

Bei einer Moderation werden die Erfahrungen und das Wissen aller Teilnehmenden einer Gruppe genutzt, um Probleme selbstständig zu lösen und um sich neues Wissen aktiv anzueignen. Die Moderation ist dabei eine Methode der Zusammenarbeit und gemeinsamen Erarbeitung von Lerninhalten, Themen, Problemen oder sozialen Prozessen. Durch diese Methode wird jedes Gruppenmitglied beteiligt, es wird auf seine Bedürfnisse, Interessen und Erfahrungen geachtet; es kann sich einbringen. Die ganze Gruppe ist beteiligt. Damit diese Methode authentisch und wirksam ist, setzt sie eine spezifische Grundhaltung der Moderatorin oder des Moderators und im Idealfall aller Gruppenmitglieder voraus.

Die Moderationsmethode….

  • ist eine erfolgreiche Methodensammlung, um in Gruppen effektiver arbeiten zu können.
  • verhindert die Dominanz Einzelner, wenn die Ideen aller gefragt sind.
  • ermöglicht auch den stillen, zurückhaltenden Gruppenmitgliedern, aktiv am Prozess mitzuarbeiten
  • verhindert das vorschnelle Bewerten neuer Ideen und eröffnet Kreativpotentiale
  • hilft, gemeinsame Entscheidungen zu treffen, Projekte zu planen usw., die dann von allen akzeptiert und umgesetzt werden
  • optimiert Lernprozesse, indem Informationen nicht nur präsentiert, sondern erarbeitet werden
  • ist Grundlage eines neuen Verständnisses von Führung, um als Führungskraft nicht zu viel und nicht zu wenig Einfluss zu nehmen.

3.1. Welche Phasen während einer Moderation gibt es?

Der Moderationsablauf besteht aus folgenden Phasen:

1. Warm-up/Check In:

Ankommen, Begrüßung der Teilnehmer, konstruktive Atmosphäre schaffen

2. Transparenzphase:

Orientierung geben, Verbindlichkeit herstellen

3. Hinführung zum Thema:

Ersten Input geben, Informationen bereitstellten

4. Vertiefte Bearbeitung des Themas

Konkretes Arbeiten am Thema, gemeinsames Brainstorming

5. Ergebnissicherung:

Ergebnis zusammenfassen, die nächsten Schritte planen, To-dos festlegen

6. Reflexion:

Ergebnisse dokumentieren, Ausblick vornehmen, konstruktive Kritik formulieren

Warm-up-Phase /Check-in

Die Warm-up-Phase ist das persönliche Check-in des Moderators. Hier legt er die Grundlage für eine konstruktive Arbeitsatmosphäre und ein wertschätzendes Miteinander. Ziel ist es, sich kennen zu lernen, sich bekannt zu machen und die ersten Gemeinsamkeiten als Gruppe zu erleben, um eine konstruktive Atmosphäre herzustellen. Auch wenn er keinen mehrtägigen Workshop, sondern nur ein Meeting leitet: Diese Phase sollte nicht übersprungen werden, denn hier wird die Basis für das Miteinander gelegt. Eine kurze, knackige, aber immer freundliche und warmherzige Formulierung genügt – zum Beispiel: „Schön, dass Sie alle Zeit für die heutige Besprechung gefunden haben.“ In dieser Phase klärt er auch die Erwartungen, Fragen, Wünsche der Teilnehmer. Diese kann er dann mit den Zielen der Moderation abgleichen.

Transparenz-Phase

Diese Phase dient als Fundament für die spätere gemeinsame Arbeit. Hier stellt der Moderator das Workshop-Thema und die konkrete Zielsetzung vor, macht mit dem Ablauf des Meetings vertraut, legt gemeinsam die Art der Zusammenarbeit fest. Ziel ist es, für alle Beteiligten Klarheit zu schaffen. Hier holt der Moderator sich zum ersten Mal das „OK“ seiner Teilnehmer ab – eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Folgende Aspekte sollte die Transparenz-Phase enthalten:

1. Ziele nennen oder vereinbaren

Wenn bei der Workshop-Planung das Ziel bereits präzise formuliert wurde, dann stellt der Moderator es in der Transparenzphase der Gruppe vor. Eine andere Möglichkeit ist, dass er das Thema vorstellt, das konkrete Ziel allerdings gemeinsam mit der Gruppe abstimmt. Dann sollte er aber darauf achten, dass die gleiche Sorgfalt bei der Formulierung an den Tag gelegt wird, wie bei der Vorab-Formulierung.

2. Ablauf und Organisation des Meetings

Der Moderator stellt den genauen Ablauf des Workshops/des Meetings vor. Wer wird wann was tun? Wie werden die Ergebnisse dokumentiert? Gibt es Handouts? Wird ein Fotoprotokoll erstellt? Wann wird der Workshop zu Ende sein? Und wichtig: Er sagt, wann die Gruppe Pausen bekommt. Ob es Snacks gibt, wann ein Essen geplant ist. Wo die Teilnehmer Getränke finden. Eben alles, was mit der reinen Organisation zu tun hat.

3. Rollen klären

Der Moderator verdeutlicht den Teilnehmern in der Transparenzphase ihre Rollen und die sich daraus ergebenen Aufgaben. Denn nur, wenn alle Beteiligten sich ihrer Rolle bewusst sind, können sie diese auch annehmen und ausfüllen. Daher ist diese Phase für eine konstruktive Gruppendynamik wichtig.

4. Erwartungen aller Beteiligten klären, Einführung der Offene-Punkte-Liste

Damit die Gruppe motiviert arbeiten kann, klärt der Moderator in der Transparenz-Phase auch die Erwartungen der Teilnehmer ab. Hierzu gibt es verschiedene Werkzeuge. Wichtig ist, alle Teilnehmer, und auch alle Beiträge in dieser Phase einzubeziehen. Nutzen Sie eventuell eine „Offene-Punkte-Liste“, so dass diese Beiträge / Erwartungen / Fragen von den Teilnehmern, die sich auf Nebenthemen beziehen und keinen direkten Bezug zum Workshop-Ziel haben, nicht verloren gehen.

5. Regeln der Zusammenarbeit vereinbaren

Wie möchten die Teilnehmer als Gruppe zusammenarbeiten? Was sind die genauen Eckpunkte, an die sich alle Teilnehmer halten werden? Gerade bei sehr heterogenen Gruppen oder Teilnehmerkreisen, die nur ungern am Workshop-Thema arbeiten möchten, ist dieser Punkt der Transparenzphase sehr wichtig.

Für schwer führbare Gruppen ist es hilfreich, diese Regeln für alle sichtbar in den Workshop-Raum zu hängen, oder als Handout für jeden Platz vorzubereiten, sodass die Teilnehmer diese immer „zur Hand“ haben.

Hinführung zum Hauptthema

Nun hat die Arbeits-Gruppe alle grundlegenden Informationen für den Workshop erhalten (oder der Moderator hat einiges gemeinsam mit der Gruppe erstellt) und es beginnt die dritte Phase der Moderation: Der Moderator stimmt die Teilnehmer auf das Hauptthema des Workshops ein. Das kann mithilfe einer Präsentation geschehen, die die wichtigsten Informationen liefert, einer Wissens-Input oder einem Brainstorming mit offener Fragestellung.

Vertiefte Themenbearbeitung: Daten sammeln und bewerten

Jetzt sind die Grundlagen gelegt und es beginnt die eigentliche Bearbeitungsphase des Workshops / des Meetings. Wichtig ist, dass das zu bearbeitende Thema in seiner Komplexität so weit runtergebrochen ist, dass es auch bearbeitet werden kann. Entweder der Moderator gibt die Themenstellung vor, oder er erarbeitet die genaue Themenstellung mit der Gruppe z. B. mit einem vorgelagerten Brainstorming mit anschließender Clusterung und Priorisierung.

Ergebnissicherung: Ergebnis zusammenfassen, die nächsten Schritte planen, To-dos festlegen

Zur Ergebnissicherung gehört, dass der Moderator die Ergebnisse des Meetings zusammenfasst. Er präsentiert die Ergebnisse für die Teilnehmer sichtbar, zum Beispiel auf einem Flipchart, sodass alle sehen, was sie gemeinsam erarbeitet haben. Er fotografiert nach der Sitzung mit einer Digitalkamera alle Flipchart-Blätter und Pinnwände, die während des Meetings erstellt wurden. Die Fotos können am Computer weiter zu einem Fotoprotokoll bearbeitet werden.

Außerdem bildet die Ergebnissicherung die Basis für weitere Aktivitäten. Das heißt, der Moderator legt die nächsten Arbeitsschritte der Teilnehmer fest.

Reflexion: Beurteilung der Ergebnisse, Dokumentation

Der Moderator fragt die Teilnehmer in der letzten Besprechungsphase, inwieweit sie mit den Ergebnissen zufrieden sind und ob das zu Beginn festgelegte Ziel nach ihrer Meinung erreicht wurde. Er holt sich außerdem die Einschätzung der Beteiligten ein, was Ablauf und Durchführung der Moderation betrifft. Das Feedback ist notwendig, damit er seine Fähigkeiten weiter ausbauen kann. Der ständige Verbesserungsprozess ist für den Moderator wichtig und auch die Gruppe profitiert davon.

3.2. Was sind die wichtigsten Moderationstechniken?

Gruppen in Problemlösungs- und Kreativprozessen brauchen Führung und Orientierung. Dafür plant der Moderator nach der Auftragsklärung sein “Drehbuch”. Das wichtigste Element davon ist die Auswahl der passenden Moderationstechnik. Wie in einer guten Dramaturgie “baut” der Moderator dafür seine Elemente mit der dazugehörigen Moderationstechnik zusammen.
Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten Moderationstechniken für Workshop-Moderationen, Meetings und Besprechungen vor.

Unser Tipp: Planen Sie bei jedem Teilbereich der Gesamtmoderation genügend Puffer ein. Wichtig ist auch, dass sich die einzelnen Teile insgesamt zu einer “runden” Moderation zusammenfügen. Wie Sie dies professionell planen, lernen Sie auch in unserem Moderationstraining.

Moderationstechnikdient dazuund so funktioniert's
Partnerinterview• sich gegenseitig kennen zu lernen
• sich mit dem Moderationsmaterial vertraut zu machen
• Paare bilden
• Fragen stellen, die Fragen sind bereits von dem/der Moderator vorbereitet
• gegenseitiges vorstellen im Plenum
• evtl. Visualisierung
Vorstellungsrunde• Transparenz zu schaffen
• alle zu Wort kommen zu lassen
• Bildung eines schnellen Meinungsbildes
• die Teilnehmer antworten der Reihe nach in einem kurzen Satz auf eine vorbereitete Frage
• jeder Teilnehmer äußert sich möglichst nur einmal
• die Beiträge werden weder kommentiert noch diskutiert
• (für den Moderator gelten natürlich die gleichen Regeln)
Vereinbarungen /
Spielregeln
• verbindliche Gruppenregeln festzuhalten
• gemeinsame Arbeitsansprüche aufzustellen
• Leerplakat mit der Überschrift „Spielregeln“ oder „Vereinbarungen“ visualisieren
• Zeit sparen: schon Spielregeln einbringen und abnicken lassen
• nachfragen, ob Teilnehmer noch Ergänzungen haben
• Liste offen aufhängen
• bei Bedarf ergänzen
• am Ende der Moderation auf die Liste eingehen, ob die Vereinbarungen/ Spielregeln sinnvoll waren
Strukturierte
Kartenfrage SKF
• sich gegenseitig kennen zu lernen
• Einstieg in ein Thema zu finden
• Teilnehmer schreiben auf Rechteckkarten oder direkt auf die
Pinwand
Einpunktfrage EPF• eine Hinführung zu Thema zu gestalten
• situative Transparenz auszulösen
• Teilnehmer einen Standpunkt beziehen zu lassen
• Diskussionen auszulösen
• Überschrift visualisieren
• Frage/ These kurz einleiten und vorlesen
• Abstufungen der Skala erklären
• Klarheit der Aufgabenstellung erfragen
• Teilnehmern einen Klebepunkt in die Hand geben
• Teilnehmer gleichzeitig punkten lassen
• Punkte mit der Gruppe auswerten
• Kommentare visualisieren
Die Zuruffrage ZF• Wissen/ Ideen/ Erfahrungen/ Meinungen der Gruppe visualisiert zusammenzutragen
• um Beteiligungshemmungen (z.B. bei Rechtschreibproblemen) von TN auszuschalten
• Zeit zu sparen
• Frage visualisieren und vorlesen, Klarheit der Aufgabenstellung erfragen
• Teilnehmer antworten nacheinander (aber in keiner bestimmten Reihenfolge)
• die Antworten werden vom Moderator/ Teilnehmer mitvisualisiert (wörtlich übernehmen)
• Diskussionswünsche zurückstellen
Kartenfrage KF• Wissen/ Ideen/ Erfahrungen/ Meinungen der Gruppe visualisiert
• zusammenzutragen
• Vielredner zu bremsen
• stille Teilnehmer zu aktivieren (anonym schreiben ist einfacher, als vor einer Gruppe zu sprechen)
• Frage visualisieren und wörtlich vorlesen
• Regeln erklären (z.B. ein Gedanke pro Karte, Schrift, Kurzsatz...)
• Klarheit der Aufgabenstellung erfragen
• alle Teilnehmer erhalten gleiche Karten und Stiftfarbe
• keine Zeit- oder Kartenanzahlbegrenzung
• Karten einsammeln und mischen
Strukturierte Fragen SF• Daten bei Zeitmangel zu erheben
• Achtung: Nicht anwenden, wenn Kreativität und Offenheit gefragt sind
• Überschriften/ Schema vorgeben und in das Feld für die späteren Cluster hängen
• gleiche Arbeitsschritte wie bei der Kartenfrage
• Teilnehmer hängen ihre Karten selber auf
• Karten vorlesen und ergänzen lassen, ggf. neue Cluster bilden
Cluster/ Klumpen• Antworten in eine sinnvolle Struktur zu bringen
• Gleiche Antworten zusammenzuführen
• Einen (Themen) – Überblick zu bekommen
• Der Moderator hängt die Karten auf:
• Moderator liest eingesammelte Karten nacheinander vor
• Teilnehmer entscheiden über die Zuordnung der Karten
• im Zweifelsfall entscheidet der Autor
• Überschriften per Zuruf finden
• nachfragen ob Ergänzungen/ Gedanken fehlen
• Die Teilnehmer hängen die Karten auf:
• alle Karten im Ganzen vorlesen
• nach Gemeinsamkeiten fragen
Liste erstellen• Themen, Probleme, Maßnahmen etc. zu speichern
• das optische Gewicht der Cluster zu neutralisieren
• Auf Flipchart oder Pinnwand schreiben oder aufhängen
Mehrpunktfrage MPF• eine Rangliste zu erstellen
• Themen/ Probleme zu bewerten bzw. auszuwählen
• Visualisierte Frage und Gewichtungsregel erklären (max. 2 Punkte pro Thema)
• Klarheit der Aufgabenstellung erfragen
• Teilnehmer erhalten ca. halb so viele Punkte wie Themen (min. 2, max.10, Punkte sollten alle gleichfarbig sein)
• Teilnehmer punkten gleichzeitig
• Moderator schaut beim Punkten nicht zu
• geklebte Punkte mit der Gruppe auszählen
• Rangfolge visualisieren
Vernissage• vorhandene oder erarbeitete Ergebnisse visualisiert zu präsentieren• Ergebnisse der Teilnehmer oder Gruppen werden im Raum aufgehangen
• Teilnehmer gehen selbstständig im Raum herum und schauen sich die Ergebnisse der anderen an
Maßnahmenkatalog• Ergebnisorientierung/-sicherung sicherzustellen• Aufgaben verteilen
• Zuständigkeit klären
• Zeitraum festlegen
• „Controller“ für Maßnahmenkatalog festlegen
Offene-Punkte-Liste• ungeklärte Fragen festzuhalten
• spätere Bearbeitung der offenen Fragen zu ermöglichen
• am Ende der Moderation auf die Liste eingehen
• auf ein Leerchart mit der Überschrift „Offene Punkte“ visualisieren
• Liste aufhängen
Blitzlicht• den gemeinsamen Arbeitsprozess zu reflektieren
• situativ Transparenz herzustellen (inhaltlich, methodisch...)
• eine konkrete Aufgabenstellung formulieren
• jeder kann etwas sagen
• jeder spricht von sich selbst
• jeder spricht möglichst kurz
• keine Diskussionen aufkommen lassen

3.3. Was sind die Vor- und Nachteile der Moderationsmethode?

Vorteile

  • Zeit- und Kostenersparnis durch effektives und effizientes Arbeiten.
  • Bei einer Moderation wird das Potenzial (Wissen, Erfahrung, Kreativität, …) aller Teilnehmenden durch aktive Einbeziehung mittels professionellen Methodeneinsatzes genutzt.
  • Die Dominanz einzelner Teilnehmer wird gemildert, denn auch weniger sichere und redegewandte Teilnehmer kommen “zu Wort”. Mit Hilfe von beschreibbaren Karten und Klebepunkten kann jeder Teilnehmer seine Meinung verdeutlichen.
  • Die Teilnehmer werden entlastet durch Übertragung der Prozessverantwortung auf den Moderator.
  • Der Einsatz verschiedener Moderationstechniken und Arbeitsmittel ist kurzweilig und die wechselnde Arbeit sowohl in der Gesamt- als auch in der Kleingruppe lockert die Arbeitsatmosphäre.
  • Das gemeinsam Erarbeitete wird für alle Teilnehmer gut sichtbar visualisiert und protokolliert. Durch die optische Darstellung z. B. an Pinnwänden werden neue Zusammenhänge und Lösungswege transparenter. Durch die visuelle Aufbereitung prägen sich die Ergebnisse besser ein und regen zum Handeln an.
  • Hierarchische Unterschiede werden durch eine neutrale Gesprächsleitung ausgeglichen.
  • Deeskalation und Dialogförderung bei stark voneinander abweichenden Standpunkten der Teilnehmer.
  • Die gemeinsam erarbeiteten Entscheidungen haben eine hohe Akzeptanz.

Nachteile

  • Die Durchführung einer Moderation ist weniger spontan.
  • Eine Moderation bedarf der Vorbereitung.
  • Eine Moderation erfordert einen genügend großen, mit den entsprechenden Hilfsmitteln ausgestatteten Raum.
  • Der Moderator muss Kompetenz und Know-how mitbringen, um mit der Moderationsmethode und den Techniken arbeiten zu können und den Gruppenprozess aktiv zu lenken. Seine Kompetenz bestimmt z.T. die Qualität der Ergebnisse.

Lernen Sie in unserem Moderationstraining, wie Sie Workshops aktiv und ergebnisorientiert gestalten.

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