7 Tipps, um Fallstricke in Online-Meetings gekonnt zu umgehen

Digitale Meetings, Videokonferenzen, Online-Sessions: Für uns alle mittlerweile eine Selbstverständlichkeit. Nachdem wir nun eine gewisse Grundsicherheit entwickelt haben, wird der Wunsch nach mehr Austausch und Interaktion immer größer. Viele bemängeln mittlerweile die schier endlosen monologischen Online-Meetings. Der Wunsch nach der nächsten virtuellen Evolutionsstufe wird lauter.
Welche Fallstricke lauern nach wie vor und wie können wir virtuelle Zusammenarbeit auf das nächste Level bringen? Lesen Sie hier 7 Tipps, wie Sie Ihre Online-Meetings und -Moderationen erfolgreich gestalten.

Digitale Meetings und gerade Moderationen brauchen eine klug geplante Vorbereitung, stärker als Real-Meetings. Flexibles Reagieren oder spontane Aktionen werden schwieriger möglich. Planen Sie daher Ihr Meeting sehr genau. Ihre Aufgabe: Denken Sie in kleinen Teilen, denken Sie vor, antizipieren Sie den Verlauf. Überlegen Sie: Welche unterstützende Dokumente benötige ich? Welche Visualisierungen muss ich wann zur Verfügung stellen? Welches unterstützende Online-Kollaborationstool (Shared Documents, Mentimeter, Mural etc.) macht wann Sinn?

Damit Sie Ihren klaren Zeitplan einhalten können, moderieren Sie direkt zu Beginn des Meetings an, was der gewünschte Output (Ziel) ist. Welche konkret anfassbaren Ergebnisse wollen Sie erzielen? Was genau soll am Ende des Meetings stehen? Und was nicht? Möchten Sie konkrete Konzepte erarbeiten, einen Bericht erstellen, einen Überblick geben, eine Checkliste erarbeiten, einen Problemlösungsvorschlag entwickeln, einen Vorgehensplan entscheiden….? Was genau? So verhindern Sie, dass Sie und Ihre Teilnehmer sich in endlosen Gedanken-Schleifen verlieren, sondern konsequent am Thema bleiben.

Das bedeutet auch, dass Sie als Online-Moderator deutlich stärken in den kommunikativen Lead gehen, um das häufig zu beobachtende „Fading-in-Prinzip“ am Anfang von Online-Moderationen zu vermeiden, wo der keiner der Anwesenden so wirklich weiß, wer was wann zu sagen hat.

Planen Sie für Ihr virtuelles Meeting – wenn möglich – max. 60-90 Minuten ein. Legen Sie das Zeitmanagement vorab fest und achten Sie auf strikte Einhaltung. Denn gerade in virtuellen Räumen, wo etwas gemeinsam erarbeitet oder entwickelt wird, ist die Aufmerksamkeitsspanne nach dieser Zeit erschöpft. Remote verändert unsere Konzentrationskurve. Falls es sich um ein längeres Meeting handelt, empfehlen wir, ca. alle 60 Minuten eine kleine Pause zu machen.

Tipp: Lassen Sie Ihr Meeting einmal nicht zur vollen oder halben Stunde beginnen. Sondern laden Sie für 10 Minuten vor oder nach der vollen Stunde ein. Der Vorteil: Ihre Teilnehmer erscheinen rechtzeitig zum Meeting bzw. können entspannt bis zum Ende bleiben, weil kein Anschlusstermin ruft.

Machen Sie Ihre Teilnehmer zu Beteiligten und planen Sie bewusst Aktiv-Zeiten für Ihre Teilnehmer ein. Nutzen Sie die Chat-Funktion, Votings, Breakout-Sessions, Reaktionsrunde etc. mit den entsprechenden Tools, wie Mentimeter, Mural, Miro oder Shared Documents. Ihre Teilnehmer werden es Ihnen mit erhöhter Aufmerksamkeit und Konzentration danken. Lassen Sie Ihre Teilnehmer gemeinsam etwas erarbeiten, anstatt nur selber zu präsentieren und zu sprechen.

Synchronisieren Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer, indem Sie Inhalte nicht nur besprechen, sondern auch visualisieren. Nennen Sie z. B. nicht einfach die einzelnen Punkte der Agenda, sondern zeigen Sie sie in Form eines vorab vorbereiteten Dokuments.

Schreiben Sie Zwischenergebnisse mit oder lassen Sie Ihre Teilnehmer schreiben und nicht nur sagen und teilen Sie diese im Bildschirm mit Ihren Teilnehmern. Endergebnisse legen Sie zeitnah ab und geben allen Beteiligten eine Info, wo diese zu finden sind.

Separieren den notwendigen Technik-Check vom eigentlichen Meeting, gerade bei komplexen Meetings, bei denen die technischen Hürden höher sind. Bieten Sie Teammitgliedern, die noch nicht so firm mit der Technik sind, an, vorab gemeinsam die Technik zu prüfen. Damit helfen Sie, Befürchtungen und Ängste bei einigen Teammitgliedern abzubauen und nehmen sie ernst. Unterschätzen Sie nicht die Negativ-Energie, die solche Sorgen und Nöte entstehen lassen, gerade bei Menschen, die nicht so technikaffin sind wie Sie selber.

Unterschätzen Sie nicht die Kraft des persönlichen Austauschs und schaffen Sie in Ihrer Online-Zusammenarbeit Phasen für ein bewusstes Miteinander. Planen Sie z. B. eine Warm-up-Phase ein, die ruhig etwas länger dauern kann. Wir sehen es als für den Prozess immens wichtig an, dass jeder Beteiligte am Anfang die Möglichkeit hat, zu Wort zu kommen – notfalls auch per Chat. Stellen Sie damit eine Arbeitsatmosphäre her, in der sich jeder persönlich wiederfindet, quasi ein persönlicher Check-In. Wie wäre es einmal mit einem digitalen Kaffeetrinken im Anschluss an die Besprechung oder zu fest verabredeten Zeiten? Oder Ihre Teilnehmer gehen gemeinsam in die virtuelle Kantine und kommen zum Mittagessen digital zusammen? So kompensieren Sie zumindest teilweise die kleinen und doch so notwendigen Zwischengespräche, den informellen Austausch.