7 Tipps, um Fallstricke in Online-Meetings gekonnt zu umgehen

Digitale Meetings, Videokonferenzen, Online-Sessions: Für viele eine Selbstverständlichkeit im Daily Business, für andere eine Bedrohung der realen Welt. Die Erfahrungs- und Wissensstände im Umgang mit der neuen Technik sind sehr unterschiedlich: Da chatten im virtuellen Meeting total erfahrene Profis gemeinsam mit absoluten Neulingen, die den Umgang mit diesen Formaten zunächst einmal lernen müssen. Aufgabe ist es nun, für alle Beteiligten eine schnelle Handlungsfähigkeit für diese neuen Formate herzustellen. Lesen Sie hier 7 Tipps, wie Sie Ihre Online-Meetings erfolgreich gestalten.

Technik-Check outsourcen

Separieren Sie den notwendigen Technik-Check vom eigentlichen Meeting. Bieten Sie Teammitgliedern, die noch nicht so firm mit der Technik sind, an, vorab gemeinsam die Technik zu prüfen. Damit helfen Sie, Befürchtungen und Ängste bei einigen Teammitgliedern abzubauen und nehmen sie ernst. Unterschätzen Sie nicht die Negativ-Energie, die solche Sorgen und Nöte entstehen lassen, gerade bei Menschen, die nicht so technikaffin sind wie Sie selber.

Zeitmanagement festlegen

Planen Sie für Ihr virtuelles Meeting max. 60-90 Minuten ein. Legen Sie das Zeitmanagement vorab fest und achten Sie auf strikte Einhaltung. Denn gerade in virtuellen Räumen, wo etwas gemeinsam erarbeitet oder entwickelt wird, ist die Aufmerksamkeitsspanne nach dieser Zeit erschöpft. Remote verändert unsere Konzentrationskurve.

Tipp: Lassen Sie Ihr Meeting einmal nicht zur vollen oder halben Stunde beginnen. Sondern laden Sie für 10 Minuten vor oder nach der vollen Stunde ein. Der Vorteil: Ihre Teilnehmer erscheinen rechtzeitig zum Meeting bzw. können entspannt bis zum Ende bleiben, weil kein Anschlusstermin ruft.

Grundkonzeption kleinteilig planen

Digitale Meetings brauchen eine klug geplante Vorbereitung, stärker als Real-Meetings. Flexibles Reagieren oder spontane Aktionen werden schwieriger möglich. Planen Sie daher Ihr Meeting sehr genau. Ihre Aufgabe: Denken Sie in kleinen Teilen, denken Sie vor, antizipieren Sie den Verlauf. Überlegen Sie: Welche unterstützende Dokumente benötige ich? Welche Visualisierungen muss ich wann zur Verfügung stellen?

Gewünschten Output anmoderieren

Damit Sie Ihren klaren Zeitplan einhalten können, moderieren Sie direkt zu Beginn des Meetings an, was der gewünschte Output (Ziel) ist. Welche konkret anfassbaren Ergebnisse wollen Sie erzielen? Was genau soll am Ende des Meetings stehen? Und was nicht? Möchten Sie konkrete Konzepte erarbeiten, einen Bericht erstellen, einen Überblick geben, eine Checkliste erarbeiten, einen Problemlösungsvorschlag entwickeln, einen Vorgehensplan entscheiden….? Was genau? So verhindern Sie, dass Sie und Ihre Teilnehmer sich in endlosen Gedanken-Schleifen verlieren, sondern konsequent am Thema bleiben.

Frühzeitig für Interaktion sorgen

Machen Sie Ihre Teilnehmer zu Beteiligten und planen Sie bewusst Aktiv-Zeiten für Ihre Teilnehmer ein. Nutzen Sie die Chat-Funktion, Votings, Breakout-Sessions, Reaktionsrunde etc. mit den entsprechenden Tools Ihrer Software. Ihre Teilnehmer werden es Ihnen mit erhöhter Aufmerksamkeit und Konzentration danken. Lassen Sie Ihre Teilnehmer gemeinsam etwas erarbeiten (Bsp.: Digitaler Workspace „Mural“ für größere Online Workshops).

Konsequente Visualisierung nutzen

Synchronisieren Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer, indem Sie Inhalte nicht nur besprechen, sondern auch visualisieren. Nennen Sie z. B. nicht einfach die einzelnen Punkte der Agenda, sondern zeigen Sie sie in Form eines vorab vorbereiteten Dokuments.

Schreiben Sie Zwischenergebnisse mit und teilen Sie diese im Bildschirm mit Ihren Teilnehmern. Endergebnisse legen Sie zeitnah ab und geben allen Beteiligten eine Info, wo diese zu finden sind.

Für soziale Nähe sorgen

Unterschätzen Sie nicht die Kraft des persönlichen Austauschs und schaffen Sie in Ihrer Online-Zusammenarbeit Phasen für ein bewusstes Miteinander. Planen Sie z. B. eine Warm-up-Phase ein, die ruhig etwas länger dauern kann. Stellen Sie damit eine Arbeitsatmosphäre her, in der sich jeder persönlich wiederfindet, quasi ein persönlicher Check-In. Wie wäre es einmal mit einem digitalen Kaffeetrinken im Anschluss an die Besprechung oder zu fest verabredeten Zeiten? Oder Ihre Teilnehmer gehen gemeinsam in die virtuelle Kantine und kommen zum Mittagessen digital zusammen? So kompensieren Sie zumindest teilweise die kleinen und doch so notwendigen Zwischengespräche, den informellen Austausch.

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