Virtuelle Präsenz – Worauf bei Online-Meetings und Videokonferenzen zu achten ist
Momentan werden wir von momentum immer wieder gefragt, wie wir Präsenz und souveränes Auftreten auch im virtuellen Raum bei Online-Meetings und Videokonferenzen verbessern können. Viele unserer Teilnehmer haben den Eindruck, dass der Umgang mit der digitalen Technik immer einfacher und verständlicher wird (es war eine immens hohe Lernkurve in den letzten Monaten), die eigene Präsenz in digitalen Meetings und Besprechungen dagegen wenig beachtet wird. Dabei ist das doch gerade im digitalen Raum immens wichtig: Wenn wir davon ausgehen, dass Kommunikation auch immer auf einer intuitiven, beziehungsgesteuerten Ebene stattfindet, fragen wir uns, wie wir dies im rein digitalen Raum auffangen können.
Lesen oder hören Sie hier im verlinkten Podcast mit Clara v. Sydow, wie Sie Ihre virtuelle Präsenz mit Hilfe von Stimme und Körpersprache und ein wenig Technik auch im digitalen Raum bewusst einsetzen können.
Perspektive Technik
Kamera an oder aus?
Um Bandbreite zu sparen, wird sich in vielen Online-Meetings darauf verständigt, die Kameras auszustellen. Wenn es irgendwie technisch machbar ist, schalten Sie die Kamera an. Denn so haben Sie einen weiteren Sinneskanal aktiviert, und die brauchen wir im virtuellen Raum. Zusätzlich diszipliniert es alle Beteiligten, aktiv im Meeting dabeizubleiben.
Schwierigkeiten im Umgang mit der Technik? Tec-Host einbeziehen
Immer wieder stellen wir fest, dass viele Menschen sich von der Technik und ihren Möglichkeiten sehr einschüchtern lassen. Die Folge: Sie wirken unsicher, gehen in eine aktive Vermeidungs-Haltung, werden übersehen. Wenn Sie als Online-Moderator sich ganz auf Ihre Moderatoren-Rolle konzentrieren möchten, tun Sie es! Und holen Sie sich für alles andere einen Tech-Host, der für Sie die Bildschirme teilt, die Chat Funktion überwacht, Dokumente im Meeting-Raum hochlädt etc. So haben Sie Ihre volle Konzentration und Aufmerksamkeit bei Ihren Teilnehmern und vergeuden keine Energie in reinen Technik-Fragen.
Folienkomplexität reduzieren
Unübersichtliche Folien mit wilden Datensätzen und vielen Bullet Points schaffen gerade im virtuellen Raum, dass Zuhörer sich ablenken lassen und nicht mehr dabei sind. Geben Sie lieber Ihre Informationen in übersichtlichen Häppchen und in klaren Strukturen weiter. Denken Sie an die Wahrnehmungs-Regel: 7 +/- 2. Diese Formel gibt an, wieviele Informationseinheiten ein Mensch sich im Kurzzeitgedächtnis behalten kann. Überfordern Sie also Ihre Zuhörer nicht und bieten Ihnen gedächtnis-gerechte Informationen und Daten an.
Animationen sparsam einsetzen
Immer wieder kommt es vor, dass Animationen bei Online- und Videokonferenzen verzögert bei den Teilnehmenden ankommen, das nimmt jeden Effekt zu dem, was eigentlich mit der Animation geplant war. Setzen Sie sie sparsam ein und überlegen Sie sich, welches interaktive Element Sie statt dessen planen können.
Interaktionen planen
Wenn Sie Ihr virtuelles Meeting planen, verstehen Sie sich als Moderator und nicht als monologisierender Dozent. Die Aufmerksamkeitsspanne im virtuellen Raum ist geringer als sie im präsenten Raum auch schon ist. Nutzen Sie aktive Methodenwechsel, um Ihre Zuhörer zu erreichen und bei der Stange zu halten. Aktivieren Sie Chat-Funktionen, Shared Documents, Umfrage-Tools etc. Lassen Sie Ihre Teilnehmer so aktiv am Moderationsprozess teilnehmen und mitgestalten. Denn um Aufmerksamkeit im digitalen Raum zu halten, braucht es immer mal wieder neue Angebote. So bleibt Ihr Meeting lebendig.
Das Setting bei Online-Meetings
Bildausschnitt
Die meisten Teilnehmer entscheiden sich bei Videokonferenzen und Online-Meetings für einen Portraitausschnitt. Mit der Folge, dass das Gesicht überdimensioniert erscheint, abgeschnitten vom Rest des Körpers. Der Kopf erscheint übergroß. Wenn man diesen Ausschnitt in die reale Welt überträgt, ist es so, als ob wir sehr, sehr nah am Gesicht unseres Gesprächspartners seien. Damit würden wir den natürlichen Distanzkreis eines Menschen durchbrechen. Bedenken Sie, dass Menschen sich mit dieser aufgezwungenen Intimität nicht wohlfühlen können. Daher unsere Anregung: Wählen Sie einen Ausschnitt, der mehr als Ihren Kopf zeigt, ungefähr bis Bauchnabelhöhe. Der Vorteil: Sie können ganz intuitiv gestikulieren und Ihre Körpersprache mit einbringen.
Hintergrund
Überlegen Sie genau, vor welchen Hintergrund Sie sich setzen möchten und was Sie davon über sich preisgeben möchten. Wie soll eine professionelle Arbeitsatmosphäre entstehen, wenn ein offener Blick in die Küche oder die Spielecke der Kinder sehr freizügig Einblick in die sehr private Welt gewährt? Wählen Sie einen möglichst neutralen Hintergrund. Sie werden merken, dass es auch Ihrer professionellen Haltung gut tut, im Business-Rahmen auch business-like aufzutreten.
Virtuelle Hintergründe, die sich bei einigen Tool-Anbietern einstellen lassen, fransen an den Körperkonturen oftmals aus, was sehr störend wirkt. Außerdem hinterlassen sie den Eindruck, der Teilnehmer habe etwas zu verbergen. Oder wie empfinden Sie das?
Im Office benötigen viele Menschen etwas Privates um sich herum: Da stehen auf dem Schreibtisch Fotos der Familie, lustige Utensilien aus dem letzten Urlaub, Postkarten von Freunden werden aufgehängt. Probieren Sie es im Home-Office beim nächsten Call doch einmal genau andersrum: Holen Sie Ihr Office doch wieder ins`s Home und platzieren vor sich (die Gesprächsteilnehmer müssen das ja nicht sehen) einen Aktenordner, und wenn Sie keinen haben wenigsten einen Locher oder einen Tacker. Büro-Utensilien eben. Und Sie werden merken, wie es Ihnen hilft, wieder in Ihre professionell Rolle.
Und was ist mit der Kleidung?
Im Business Alltag lieben wir als Kleidungsfarben fröhliches schwarz, aufbauendes anthrazit oder ordentliches dunkel blau…Eine Farbpallette, die viel Seriosität ausstrahlt, uns aber auch etwas verloren gehen lässt. In einem Meeting mit vielen Teilnehmern, in dem wir nur als kleine Kachel erscheinen, werden wir leicht übersehen. Probieren Sie doch mal eine auffälligere Farbe, ein strahlendes, helles blau, ein sattes gelb oder ein warmes Rot. Unifarben, nicht gemustert. Und schon werden wir leichter in der Kache-Liste gefunden, wir geben den anderen Teilnehmern eine ganz leichte Orientierung, wo wir zu finden sind. Und das erhöht unsere Präsenz.
Körpersprache bei Videokonferenzen und Online-Meetings
Blickkontakt
Blick schafft Kontakt. Darum heißt es Blickkontakt. So einfach ist es. Wie schade, wenn dieser Blickkontakt im Online-Meeting so gar nicht gehalten werden kann. Denn der Blick zwischen zwei Menschen ist der kürzeste Weg , damit eine Beziehungsebene erreicht werden kann. Doch was erleben wir im Online- Format? Niedergeschlagene Augen, die irgendwo im eigenen Bildschirm versunken sind. Augen auf, in die Kamera geschaut! Bauen Sie die Kamera so, dass sie ungefähr auf Augenhöhe ist. So vermeiden Sie den sog. „Doppelkinn-Alarm“, wenn Sie den Blick zu stark senken müssen, um in die Kamera zu schauen. Haben Sie keinen professionellen Laptop-Ständer zur Hand, helfen übrigens hier auch schon einfach Kartons oder ein Stapel Bücher, auf den das Laptop gestellt wird.
Haltung
Wie im Präsenz-Meeting setzt eine präsente Haltung eine aufrechte Körperhaltung voraus. Kontrollieren Sie sich: Sitzen Sie aufrecht, sichtbar, groß, Kopf gerade? Denn wir haben vielen schon erlebt: Menschen, die die Hände in den Kopf stützen, oder den Kopf ablegen auf ein großes Sofa-Kissen, den Laptop schwankend auf dem Bauch platziert, eingefallene Schultern mit eng platzierten Händen, die die Finger auf der Tastatur halten.
Besser: Richten Sie sich auf. Lehnen Sie sich nicht zu stark in die Rückenlehne an, sondern sitzen Sie im vorderen Bereich des Stuhls, spüren Sie beide Sitzbeinhöcker in der Unterlage. Und nun richten Sie sich auf: Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Marionettenfaden im Körper installiert, dessen Ende an Ihrer Schädeldecke ist. Und nun ziehen Sie selber an diesem Marionettenfaden: Er beginnt im Lendenwirbelbereich, weiter bis zum Brustwirbel, Halswirbel…Sie spüren, wie Sie größer werden, die Schultern zurück. Probieren Sie es aus! Das Ziehen am imaginären Marionettenfaden ist eine wunderbare Hilfestellung, um sich „anzuknipsen“.
Es gibt auch Menschen, die stellen sich für noch mehr Präsenz während des Online-Meetings hin. Gerade Haltung, die Beine ungefähr hüftbreit auseinander, der Blick gerade in die Kamera. So kann die Gestik sehr natürlich eingesetzt werden und Ihre Aussagen werden körpersprachlich unterstützt durch das, WIE sie etwas sagen.
Gestik
Die Körpersprache ist unsere erste Sprache, auch im virtuellen Raum. Platzieren Sie sich so, dass Sie auch gestikulieren können, ganz natürlich das Gesagte unterstreichen. Ihr Gegenüber wird so bemerken, dass Sie „bei der Sache sind“, also tatsächlich im Thema.
Achten Sie bei Ihrer Gestik darauf, dass sie nicht unruhig und fahrig wirkt, die Ränder von Händen und Fingern verwischen in der Bewegung durch die Technik. Gestikulieren Sie ruhig und überlegt – aber gestikulieren Sie!
Mimik
Zeigen Sie, dass Sie im Online-Meeting „dabei sind“ und setzen Sie neben Ihrer Gestik auch verstärkt mimische Signale ein. Lächeln, Nicken, Einsatz von Augenbrauen…Gerade wenn Sie die Kamera-Einstellung so gewählt haben, dass vor allem Ihr Profil gesehen wird, ist es hilfreich, verstärkt mit Mimik zu arbeiten. Probieren Sie es aus und üben Sie: Starten Sie eine Solo-Session, platzieren Sie sich vor Ihrem Computer und überprüfen Ihre Wirkung. Sprechen Sie denselben Satz einmal starken mimischen Signalen oder ohne. Nehmen Sie einfache, knackige Sätze, der Inhalt überhaupt nicht wichtig ist.
Bedenken Sie, dass Sie im virtuellen Raum immer gesehen werden- zumindest kann es sein. Es kann immer mal wieder vorkommen, dass ein neugieriger (oder von der Veranstaltung gelangweilter) Teilnehmer sich gerade jetzt mit Ihrer Kachel beschäftigt. Mal genau prüft, was Sie so machen und treiben, während ein anderer spricht. Also: Bleiben Sie im „Wach“-Modus.
Stimme – Die unterschätzte Komponente im virtuellen Raum
Artikulation
Beim Sprechen im virtuellen Raum ist es wesentlich, wie deutlich wir etwas artikulieren, wir werden dabei einfach besser verstanden. Irritationen, ständiges Nachfragen und Vermutungen über das Gesagte können wir so vermeiden. Gerade Endungen werden gerne verschluckt und in sich hineinvernuschelt. Die stimmliche Energie wird nicht bis zum Ende des Satzes gehalten.
Zum Einsatz bei einer deutlichen Aussprache kommen dabei unser Artikulationswerkzeuge: Lippen, Kiefer, Zunge. Wenn wir diese Werkzeuge sicher einsetzen, benötigen wir deutlich weniger Kraft zum Sprechen. Unser Tipp: Trainieren Sie deshalb Ihre Sprechwerkzeuge. Dehnen und lockern Sie diese, aktiveren Sie sie und lockern Sie Ihre Gesichtsmuskeln.
Vorsicht bitte allerdings vor übertriebenem „Schönsprechen“. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter plötzlich mit einem überdeutlichen „GutEN MorgEN, liebE KollgEN“ im Online-Meeting begrüßen, dann wirkt das etwas aufgesetzt. Vielleicht finden Sie ja einen für sich passenden Weg dazwischen!
Stimm-Check-In Programm
Wir tun es ständig: Vor dem Sport, bevor wir Musik machen, bevor wir wichtige Punkte in einem Gespräch ansprechen: Wir wärmen uns auf. Und beim Sprechen? Denken wir daran nicht. Daher unsere Empfehlung: Gönnen Sie auch Ihrer Stimme so oft es geht ein „Warm up Programm“ mit Lockerungs- und Entspannungsübungen. Damit machen Sie Ihre Sprechwerkzeuge und Resonanzräume geschmeidig gemacht. Für eine präsentes und stimmiges Auftreten im Meeting.
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