Wie Sie Meetings und Besprechungen effizienter und effektiver gestalten

Eine aktuelle Studie von Sharp Electronics Europe belegt mit eindeutigen Zahlen, was wir von momentum schon lange intuitiv wussten. Die deutsche Meeting-Kultur ist ein Grauen, durchschnittlich verbringen Angestellte 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, empfinden diese mit großer Mehrheit als ineffizient, 55% erkennen am Ende keine klaren Ergebnisse, 54% erleben die Meetings als langweilig. 77% der Befragten monierten, dass Meetings unabhängig vom Thema immer nach dem gleichen Schema ablaufen. Es ist an der Zeit, die Meeting-Kultur neu zu erfinden.

Meeting! Why?

Das Elend vieler Meetings beginnt mit dem WARUM. Welchen Sinn & Zweck hat das Meeting, welche Teilnehmer sind wirklich nötig, welcher Zeitaufwand ist passend, welches Timing ist ideal. Bereits hier ist der Moderator gefordert, der sich allzu oft auf die im Unternehmen herrschende Besprechungsroutine verlässt. Dann entsteht schon mit der Einladung die chronische Besprechungslangeweile. Das WARUM? ist die Königsfrage jedes Meetings. Lösen Sie das einfach in vier Fragen auf:

1. Warum machen wir das?
2. Was wollen wir damit erreichen? (Information, Ergebnisse, Zusammenarbeit)
3. Was verändert sich dadurch?
4. Was würde fehlen, wenn wir nicht aktiv werden?

Je straffer und ergebnisorientierter ein Meeting geführt wird, desto klarer und besser sind auch die Ergebnisse. Das gilt für das klassische Montagsmeeting zur Struktur der Woche wie auch für die Abteilungsleiterkonferenz. Und das gilt auch für den Jour fix.

Jour fixe – fixer Termin oder fixe Idee?

Der Jour fixe ist ein Standard in vielen Organisationen. Meist wird der Sinn & Zweck ganz allgemein beschrieben: „Der Jour fixe dient dem allgemeinen Austausch, damit alle Teilnehmer einen Überblick über den Stand der laufenden Projekte gewinnen.“ Das ist so unverbindlich allgemein, so unspezifisch, dass es förmlich eine Einladung an alle ist, zu Allem irgendetwas zu sagen.
Besser wird es schon, Sinn und Zweck zu konkretisieren: „Der Jour fixe dient dazu, den Status aller Projekte kurz aufzuzeigen und die nächsten Schritte und To-dos zu benennen.“ So knapp und konkret wie möglich, so präzise wie plastisch wird auch der Jour fixe zu einem effizienten Führungsmittel.

Merke: Grundsätzlich gilt, dass es keinen „falschen“ Sinn oder Zweck gibt. Für effizientere und effektivere Meetings ist es lediglich notwendig, dass der Verantwortliche (ggf. gemeinsam mit den Teilnehmern) dies einmal festgelegt. Danach sollte der ausformulierte Sinn und Zweck verbindlich für alle Teilnehmer als Rahmen dienen, auf den sich jeder verlassen kann. Zudem ist es eine Hilfestellung für den Moderator, da er die Teilnehmer immer wieder zum eigentlichen Thema und Sinn und Zweck zurücksteuern kann.

So lässt sich diese Liste für jegliche Arten von Besprechungen und Meetings fortführen.

Unser Tipp für die Praxis:

1. Nehmen Sie ein Meeting- oder Besprechungsformat, mit dem Sie momentan nicht zufrieden sind. Setzen Sie sich gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern oder Kollegen zusammen und schreiben Sie auf ein Flipchart zwischen 5-7 ausformulierte Sätze zu dem gewünschten Sinn und Zweck.
2. Machen Sie sich gemeinsam in einem zweiten Schritt Gedanken dazu, was der nun konkretisierte Sinn und Zweck für Auswirkungen auf den Ablauf des Meetings hat. Müssen zusätzliche oder andere Informationen im Vorfeld dafür zur Verfügung gestellt werden? Welche Auswirkungen hat das auf den eigentlichen Ablauf? Welche Konsequenzen hätte das für die Ergebnisse des Meetings?

* Für die repräsentative Umfrage wurden 8.044 Büroangestellten in KMUs (100 bis 499 Mitarbeiter) in Deutschland und dem angrenzenden europäischen Ausland befragt (Juli 2018).