Sinn und Unsinn der E-Mail-Kommunikation

In den vergangenen Jahren beobachten wir zunehmend einen neuen Trend bei der Benutzung von E-Mails. Wo früher kurz das Telefon in die Hand genommen worden ist, um Kleinigkeiten mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten zu klären, werden heutzutage häufig E-Mails geschrieben. So wird eine Kurzfrage zum Beginn einer Veranstaltung oder zu kleineren organisatorischen Fragen in eine häufig lange und sperrige E-Mail verpackt.

Was ist die Folge von dieser Art der Kommunikation?
Häufig dauert die Beantwortung und somit das Vorankommen des Projektes deutlich länger. Dinge verschleppen sich, der Zeitplan kann nicht mehr eingehalten werden und die E-Mail Postfächer auf beiden Seiten werden größer und größer. Letztlich wird das persönliche Zeitmanagement immer schwieriger und der Stresspegel steigt.

Warum werden heute mehr E-Mails geschrieben, anstatt direkt zu kommunizieren?
In erster Linie aus Bequemlichkeit – der Absender verschiebt die Verantwortlichkeit auf den Empfänger; er ist ja jetzt am Zuge. Der Absender kann sich zurücklehnen und auf eine Antwort warten. Und wenn keine Antwort kommt, ist es ja der andere Schuld.

Wann macht die E-Mail- Kommunikation Sinn?
Gerade bei komplexeren oder größeren Anfragen ist die schriftliche Kommunikation per E-Mail häufig das Mittel der Wahl. Das geschriebene Wort gibt dem Leser die Möglichkeit, in Ruhe den Inhalt zu lesen, zu denken und schließlich daraus seine persönlichen Schlussfolgerungen zu ziehen.
Auch in der Kommunikation mit weniger strukturierten Personen sind E-Mails hilfreich. Es „zwingt“ dazu, seine Gedanken zu ordnen und einzelne Punkte miteinander zu vernetzen.
Bei der Zusammenfassung von Gesprächen oder beschlossenen Punkten bringt die schriftliche Kommunikation zusätzlich einige Vorteile: Es dient in erster Linie zur Klarheit; beide Parteien wissen, was genau festgehalten worden ist und was zu tun ist.