Meetings – So gelingen Sie einfach besser

Regeln und Techniken für zielführende effizientere Meetings.

Die wichtigsten Kommunikationsformen im Geschäftsleben sind Meetings (die man entweder selbst leitet oder als Teilnehmer besucht). Allein in Europa werden täglich Millionen von Besprechungen abgehalten. Da partizipatives Management sowie Entscheidungsfindung durch Teamarbeit mehr und mehr Vorrang haben, ist die Effektivität von Meetings heute wichtiger denn je. Und je höher eine Position in dem Unternehmen ist, desto mehr Meetings werden notwendig – folglich werden die Fähigkeiten als Meetingleiter (und auch als Meetingteilnehmer) sich gerade in gehobenen Positionen entscheidend auf den beruflichen Erfolg auswirken.
Wir empfehlen verschiedene Strategien zur Steigerung der Produktivität und Teamarbeit in Geschäftsmeetings.

„Wer die Ziele kennt, wird die Wege finden.“

Meetings sind wichtige Aspekt des Geschäftslebens. Aber viele Manager sind der Ansicht, dass sie viel zu oft an Sitzungen teilnehmen. Fest steht es, dass Angestellte im Marketingbereich durchschnittlich 21 Stunden pro Woche bei Besprechungen verbringen, Führungskräfte sogar 69% ihrer Arbeitszeit. Brauchen wir wirklich so viele Meetings, um die anstehenden Dinge zu erledigen? Als Entscheidungshilfe bei der Frage, ob ein bestimmtes Meeting wirklich nötig ist, sollte jeder versuchen, die Ziele wichtig zu nehmen, nicht die Sitzungen.

Bevor Sie das nächste Mal eine Besprechung einberufen, überlegen Sie bitte, was Sie erreichen möchten und welche anderen Kommunikationsformen Sie zur Erreichung dieser Ziele einsetzen könnten. (Denken Sie daran, dass ein Meeting im Grunde nur eine Form der Kommunikation ist.)

Zu einem bestimmten Vorschlag wollen Sie zum Beispiel ein Feedback hören? Dann probieren Sie es doch einmal mit einem kleinen Fragebogen oder ein paar Telefonanrufen.
Sie möchten neue Informationen weiterleiten? Überlegen Sie, ob dies durch Mundpropaganda, eine kurze Notiz oder einen Aushang an günstiger Stelle möglich wäre.
Sie möchten Ideen sammeln? Hängen Sie einen großen Bogen Papier an die Wand und bitten Sie Ihre Kollegen, sich als kreative Künstler zu versuchen.
Sie möchten Problemen zur Sprache bringen? Versuchen Sie es doch einmal mit ein paar zehnminütigen Einzelgesprächen anstelle von stundenlangen Gruppenmeetings.

Das heißt nun aber nicht, dass Sie alle Meetings absagen sollen. Gute Meetings erzeugen Synergie, sie sind unerlässlich für einen guten Geschäftserfolg. Wenn Sie jedoch den Verdacht hegen, dass Sie zu viele Meetings abhalten, dann experimentieren Sie einmal mit anderen Kommunikationsformen. Wenn Sie einige Ihrer Ziele auch ohne die Einberufung eines Meetings erreichen können, dann werden jene Meetings, die Sie einberufen, effizient und positiv sein und außergewöhnliche Ereignisse darstellen.

Erfolg haben heißt – Erfolg vorbereiten.

Fehlende Vorankündigung führt zu minderwertigen Meetings – oft wird es versäumt, die Ziele und Inhalte eines Meetings im vorne hinein bekannt zu machen. Wenn die Teilnehmer das Ziel nicht kennen, können sie sich nicht rechtzeitig informieren – dadurch fehlt es dem Team unter Umständen an wichtigen Informationen und Beiträgen. Wenn die Teilnehmer sich mit den Themen, die behandelt werden sollen, nicht im vorne hinein auseinandersetzen, können sie so manche gute Idee nicht entwickeln. Wenn sie die Tagesordnungspunkte nicht kennen, so können sie sich nicht gegenseitig dabei helfen, beim Thema zu bleiben. Man kommt leicht vom Wesentlichen ab.

Falls es für Sie als Meetingleiter nicht ganz konkrete, triftige Gegengründe gibt, sollten Sie bei jeder Besprechung Ihren Teilnehmern schon vorab folgende Informationen zukommen lassen:

• Das Ziel der Sitzung
• Die Tagesordnung
• Die Ergebnisse, die Sie sich von diesem Meeting erwarten
• Welche Art von Informationen von den Teilnehmern erwartet wird.
• Wie die Teilnehmer sich vorbereiten können.
• Wann das Meeting beginnt und wann es endet.

Selbst wenn ein Meeting spontan einberufen wird, sollten Sie die Teilnehmer beim Einladen in kurzen Worten über Ziele und Themen des Meetings informieren. Wenn Sie Teilnehmer sind – fragen Sie nach der Tagesordnung! Jeder, der an einer Sitzung teilnimmt, sollte sich auch verantwortlich für den Erfolg fühlen. Denken Sie daran, dass es schließlich auch Ihre Zeit und Ihr Meeting ist. Tragen Sie zum Erfolg Ihrer Sitzung bei. Holen Sie sich Informationen, und bereiten Sie sich entsprechend vor.

Weitere Tipps für bessere Meetings

Denken Sie an das Sprichwort: „Der kluge Mann baut vor…!“ Der Sitzungsraum prägt das Gesprächsklima. Stellen Sie sich einen Besuch beim Zahnarzt vor. (Klassische Musik umhüllt Sie. Die Fische im Aquarium gleiten leise vorbei). Ein Besuch bei einem Zahnarzt kann beinahe ein wunderschönes Erlebnis sein, weil Zahnärzte sich meist bestens darauf verstehen, eine perfekte Atmosphäre zu schaffen. Ihre Meetings sind vermutlich angenehmer wie das Ziehen eines Zahnes – dennoch können  Sie durch die Raumatmosphäre Wesentliches erleichtern, indem Sie folgendes bedenken:

• Räumlichkeiten und Einrichtung durch ein paar Grünpflanzen und hübsche Bilder vermitteln Behaglichkeit und steigern die Kreativität der Teilnehmer.
• Beleuchtung: um das kreative Denken anzuregen, sollten Sie die Vorhänge aufziehen, einen guten Ausblick ermöglichen und die Sonne hinein lassen. Sanftes, indirektes Licht fördert ein gesetztes und ruhiges Gesprächsklima.
• Raumtemperatur: Im allgemeinen sollte die Temperatur im Meetingraum eher niedrig sein (18-22 Grad Celsius). Temperaturen gegen 18 Grad wirken anregend, gegen 22 Grad eher beruhigend. Es sollte jedoch nie wärmer als 24 Grad sein, sonst besteht das Risiko, dass die Teilnehmer einschlafen…
• Erfrischungen: Um den informellen Charakter einer Sitzung zu unterstreichen und die Teilnehmer gesprächiger zu stimmen, sollten Sie für einen kleinen Imbiss sowie für Getränke sorgen.
• Praktische Details: mit einer Checkliste können Sie sichergehen, dass Sie nichts vergessen, was für Ihre Sitzung von Bedeutung ist. (Flipcharts, Moderationsstifte, Schreibblocks, Kugelschreiber …)
• Pünktlichkeit: Durch exakte Beginn- und Endzeiten müssen die Teilnehmer kein „Ratespiel“ über voraussichtliche Anfangs- und Endzeiten anstellen. Wenn Sie selbst ein Vorbild an Pünktlichkeit und Präzision sind, werden die Teilnehmer von nun an pünktlich zu Ihren Meetings erscheinen und gut vorbereitet sein.

Ein Meeting leiten

Sie finden im folgenden einige wichtige Verhaltensweisen, die Ihnen dabei helfen werden, eine Führungsrolle bei Ihren Firmenmeetings zu erreichen und zu behaupten.
Wie sich Führungspersönlichkeiten in Diskussionen verhalten:

• Von Anfang an Fragen stellen.
• Bereits zu Beginn einer Diskussion versuchen Sie, andere zu Stellungnahmen zu bewegen, um möglichst viele Meinungen zu hören und bewerten zu können.
• Häufig, aber kurze Diskussionsbeiträge leisten.
• Sie ergreifen immer das Wort, sprechen jedoch nie lange.
• Fundierte, objektive Stellungnahmen abgeben.
• Sie besitzen die Fähigkeit, rasch und vorurteilsfrei die besten Aspekte der Meinung anderer Teilnehmer herauszufinden.
• Dynamische, nonverbale Kommunikation betreiben.

Führungspersönlichkeiten sind meist Menschen, die ständig mit anderen im Augenkontakt stehen, eine laute und angenehme Stimme besitzen (die Satzmelodie gut intonieren), dynamische Körpersprache und Bewegungen sowie eine ausdrucksstarke Gesichtsmimik haben.

Ist ein Medieneinsatz wichtig und sinnvoll bei Meetings?

JA!

Wenn Sie Ihre Beiträge mittels visueller Hilfsmittel unterstreichen, um Ihren Gedanken Nachdruck zu verleihen, werden Ihre Zuhörer immer genau wissen, was Ihnen tatsächlich am Herzen liegt – auch wenn es um unkomplizierte Inhalte geht, wenn die Aufmerksamkeit der Zuhörer nicht die beste ist oder wenn jemand zu spät zum Meeting kommt.
Visuelle Hilfsmittel können wesentlich dazu beitragen, Ihre Glaubwürdigkeit als Vortragender zu steigern und was noch wichtiger ist: visuelle Hilfsmittel erleichtern es den Zuhörern, Ihrem Beitrag zu folgen, da Informationen sowohl in akustischer als auch in optischer Form angeboten werden können. Ihre Worte müssen mit den Angaben auf den visuellen Hilfsmitteln übereinstimmen und dürfen nie in Konkurrenz zueinander stehen. Wenn Sie nicht genau dasselbe sagen, wie Sie es optisch darstellen, dann treten Sie in Konkurrenz zu Ihren eigenen Darstellungen – irritieren oder verlieren die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer. Gehen Sie sicher, dass Ihre Worte und Ihre optischen Darstellungen einander unterstützen. Verwenden Sie zum Beispiel die selben Worte wie auf der Darstellung  und legen Sie kurze Pausen ein, um den Zuhörern die Möglichkeit zu geben, die Darstellung anzusehen.

Nachbereitung von Meetings

Was gehört zu einer effektiven Nachbereitung eines Meetings dazu? Warten Sie nach einem Meeting oft tagelang auf das Protokoll, um festzustellen, dass es überlang, unvollständig oder ungenau ist? Versuchen Sie es doch mit der Technik des gemeinsamen Systemprotokolls: einfach und präzise.

Es ist ganz einfach:
Wählen Sie als Gruppe, nach welchem System die Informationen geordnet werden sollen. Schreiben Sie die jeweiligen Oberbegriffe auf verschiedene Flipchart-Seiten, und bitten Sie einen Teilnehmer als Schriftführer, die Beiträge der anderen unter dem jeweils zutreffenden Oberbegriff für alle Anwesenden gut ersichtlich – aufzulisten. Diese Methode hat mehrere Vorteile:

• Vollständigkeit trotz Kürze
• Es wird nur das notiert, was wirklich wichtig ist.
• Richtigkeit
• Da jeder sieht, was aufgeschrieben wird, können mögliche Fehler sofort beseitigt werden.
• Konzentration auf das Wesentliche
• Besseres gegenseitiges Verständnis
• Rasche Fertigstellung des Protokolls

Die Diskussion konzentriert sich auf das Thema, endlose Wiederholungen werden vermieden, da alle bereits besprochenen Punkte für jeden jederzeit ersichtlich sind. Es fällt leichter, Meinungsverschiedenheiten
und erzielte Einigungen abzuklären sowie komplexe Themen zu behandeln, wenn dies nicht nur mit den Worten, sondern auch in visueller Form geschieht.
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