Timeboxing in Meetings und Workshops – So geht’s!
Ausufernde Diskussionen, Teilnehmer reden aneinander vorbei oder es werden keine konkreten Ergebnisse erarbeitet. Sowohl für den Moderator, als auch für die Teilnehmende ein demotivierender und unproduktiver Zustand. Was hilft? Die Antwort lautet “Timeboxing”.
Was genau ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine sehr einfache Technik stammt ursprünglich aus dem Zeitmanagement. Es hilft dabei, die begrenzte Ressource Zeit besser zu organisieren und produktiver zu werden. 
Die Idee ist, einer Aktivität im Voraus eine bestimmte Zeit zuzuweisen und diese innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abzuschließen. Beispielsweise legen Sie für einen Agenda-Punkt eine bestimmte Zeit fest, wie lange Sie an dem Thema arbeiten werden. Während des Meetings oder des Workshops stellen Sie sich dann einen Timer und wenn die Zeit abgelaufen ist, gehen Sie zum nächsten Thema über. Dabei darf der Zeitrahmen ruhig eng angesetzt sein, da das Timeboxing auf mit dem sogenannten Parkinsonschen Gesetz arbeitet. Es beschreibt folgendes Phänomen: Wer 90 Minuten für ein Meeting ansetzt, braucht auch die vollen 90 Minuten– obwohl alles Wichtige schon nach 45 Minuten besprochen und entschieden ist. Es gilt also: „Arbeit (das Meeting) dehnt sich in also genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ In der Theorie klingt es recht einfach, in der Praxis sind einige Fallstricke zu beachten:
1. Hartes und weiches Timeboxing
Es gibt zwei Arten von Zeitboxen: „Hartes Timeboxing“ und „Weiches Timeboxing“.
Die Begriffe hart und weich beziehen sich darauf, wie Sie mit dem Ende des Timeboxings umgehen.
Beim weichen Timeboxing darf der Teilnehmer sein Statement zu Ende führen oder die Teilnehmer dürfen in einem Workshop-Setting die Aufgabe zu Ende bringen.
Bei einem harten Timeboxing bedeutet “Schluss ist Schluss”. Alles bleibt stehen und liegen. Der Punkt oder die Session ist erledigt und gehen in Ihrem Prozess weiter.
Beide Arten sind nützlich und können zielführend sein.
Beim weichen Timeboxing können Sie mit Hilfe eines Alarms oder eines anderen Hinweises darauf aufmerksam machen, dass jetzt alle zum Ende kommen. Es lenkt den Fokus der Gruppe auf ein konkretes Ergebnis. Der Gefahr besteht allerdings, dass die Diskussion oder Arbeit viel länger als sinnvoll fortgesetzt wird. Das weiche Timeboxing funktioniert gut, wenn man die Idee des Timeboxings mit einem Team zum ersten Mal entwickelt, weil es der Gruppe ermöglicht, sich an dieses neue Tool zu gewöhnen, ohne gezwungen zu sein, Diskussionen auf unhöfliche Weise abzubrechen.
Ein hartes Timeboxing führt oft zu aufgeregten Äußerungen wie „aber wir sind noch nicht fertig!“ oder „wir brauchen mehr Zeit!“. Diese Reaktion ist beabsichtigt! Teams, die noch nicht viel Erfahrung mit Timeboxing haben, müssen es lernen und ein Gefühl für Zeit bekommen. Es wird vorkommen, dass die Gruppen KEINE Ergebnisse innerhalb der Zeit erreicht haben. Das ist erst einmal demotivierend, hat mittelfristig allerdings einen starken-Selbst-Erziehungs-Effekt. Gerade bei Teams, Gruppen und Organisationen, in denen die Themen Meetingkultur und Zeitmanagement als problematisch anzusehen sind, kann das eine sehr starke Intervention sein. Die Lernkurve ist schnell; von Runde zu Runde werden die Beteiligten effektiver und effizienter. Zudem kristallisiert sich häufig ein “Zeitwächter” heraus, der von sich aus auf die Erledigung innerhalb der Zeit achtet.
2. Arbeiten Sie mit Visualisierung
Machen Sie Ihre Timebox sichtbar! Verwenden Sie einen Wecker oder eine App, damit jeder im Raum ihn sehen kann. Verwenden Sie die Countdown Funktion anstelle einer normalen Uhr, um die verbleibende Zeit leicht zu erfassen. Die besten Timer vermeiden rot unterlegte Zahlen, da das nur Stress auslöst.
Ein weiterer großer Vorteil einer visuellen Anzeige der verbleibenden Zeit besteht darin, dass jeder im Raum zum Zeit-Wächter wird. Der Moderator wird nicht allein damit gelassen, die Teilnehmer daran zu erinnern, sich zu konzentrieren und zum Schluss zu kommen. Dies wird mehr und mehr aus der Gruppe heraus passieren. Der Timer gibt jedem die Befugnis zu intervenieren und Diskussionen zu verkürzen.
3. Planen Sie die benötigte Zeit im Voraus
Planen Sie für einen Workshop oder ein Meeting die Zeit für jedes Thema ein, bevor es beginnt. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie bereit sind, einem Thema zu widmen, damit Sie auch zu Ergebnissen kommen. Dabei gilt: Die Zeit ruhig etwas limitieren (siehe oben “Parkinsonsches Gesetz”).
Denken Sie also mehr in einem “Zeit-Wert-Verhältnis”.
Wenn Sie in einem spontanen Meeting keine Agenda haben, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um darüber nachzudenken und zu entscheiden, wie viel Zeit Sie bereit sind, dem nächsten Thema zu widmen. Kommunizieren Sie auch die geplante Timebox klar an alle. Ihre Teilnehmende müssen wissen, wie viel Zeit sie haben.
Gibt es eine maximale Länge für das Timeboxing?
Eine Timebox sollte nicht länger als 45 Minuten sein. Dieses Intervall passt zu unserem biologischen Rhythmus. Ein längerer Zeitraum würde dem Team auf Dauer die Energie rauben. Arbeiten Sie maximal 45 Minuten lang und machen Sie dazwischen kurze Pausen von 5–15 Minuten. Benötigen Sie für ein Thema mehr als 45 min, teilen Sie das Thema einfach in zwei oder mehr Timeboxen auf.
Eine Mindestlänge gibt es für eine Timebox nicht. So könnten Sie beim Beginn eines Meetings oder Workshops auch eine Aufgabenstellung à la „Nehmen Sie sich 10 Sekunden Zeit, um Ihre ersten Gedanken zum Thema xyz…” stellen. Generell gilt, größere Fragestellungen und Aufgaben in kleinere Pakete zu packen und diese jeweils mit einer kürzeren Zeitbox bearbeiten zu lassen.
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