Bevor Sie Ihr Meeting beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie klare Ziele für das Meeting festgelegt haben, damit jeder weiß, was bis zum Ende erreicht werden muss. Dies wird auch dazu beitragen, dass die Teilnehmenden während des Gesprächs konzentriert bleiben und unnötige Ablenkungen während Ihrer Sitzung vermieden werden.

Eine effektive Möglichkeit während Ihrer Besprechungen organisiert zu bleiben, besteht darin, im Voraus eine Tagesordnung vorzubereiten, die jeden Punkt umreißt, den Sie behandeln möchten, sowie wie viel Zeit für jedes besprochene Thema vorgesehen ist. Dies wird es den Teilnehmern ermöglichen, ihre Rolle beim Beitrag zum Erreichen dieser Ziele besser zu verstehen und dabei zu helfen, den im Laufe der Zeit erzielten Fortschritt nachzuverfolgen!

Das Zuweisen von Rollen wie Moderator, Protokollführer usw. hilft dabei, eine Struktur in Besprechungen zu schaffen, sodass weniger Verwirrung darüber entsteht, wer wann sprechen soll oder wer für das Aufzeichnen von Notizen zu getroffenen Entscheidungen usw. verantwortlich ist. Jeder, der an Diskussionen beteiligt ist, kennt seine Aufgaben, bevor er sie überhaupt führt – damit die Dinge insgesamt reibungsloser ablaufen!

Stellen Sie sicher, dass jede Stimme zählt. Lassen Sie nicht zu, dass eine Person die Gespräche dominiert, ohne dass die anderen Teilnehmenden genügend Gelegenheit haben, ihre Ansichten und Meinungen zu teilen! Die Förderung eines offenen Dialogs zwischen den Mitgliedern fördert nicht nur kreativeres Denken, sondern kann auch dazu beitragen, stärkere Beziehungen zwischen den Teilnehmern aufzubauen – etwas Wesentliches, wenn man auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.

Gerade beim Abschluss von wichtigen Meetings stellen Sie mit Hilfe eines Follow-ups sicher, dass alle Teilnehmenden die Punkte und To Dos richtig verstanden haben und wissen, was zu tun ist. Zudem gibt es Einzelpersonen eine weitere Chance – falls nötig – Fragen zu stellen, die sie zuvor vergessen haben, Dinge zu klären oder verwandte Themen anzusprechen.