Die 4-mat-Argumentation für Change Kommunikation
Change Projekte und Veränderungsbedarfe innerhalb eines Unternehmens können in den verschiedensten Bereichen auftauchen. Unabhängig davon, ob die geplante Veränderung eine tiefgreifende Konsequenz mit sich bringt (wie z. B. eine komplette strategische Neuausrichtung oder Unternehmensfusionen), oder nur als „Change Light“ wahrgenommen wird (wie z. B. bei Einführung einer neuen Software): Jedes Change-Szenario fordert von den Betroffenen die Offenheit für ständiges Lernen und Entwickeln. Hierzu haben die Beteiligten natürlich Fragen. Erste Anforderung an eine passgenaue Change-Kommunikation ist es, diese Fragen proaktiv zu antizipieren und zu beantworten. Lernen Sie mit der 4-Mat-Argumentation ein Tool kennen, um strukturiert und differenziert Informationen für Ihre Change Kommunikation weiterzugeben.
Das 4-mat-System geht auf Bernice McCarthy zurück und ist ein hilfreiches Tool, um Gespräche im Change-Projekt zu strukturieren. McCarthy geht von vier Grundtypen aus, die neue Informationen nach unterschiedlichen Aspekten aufnehmen und antizipieren. Am besten erreichen unsere Argumente den anderen dann, wenn wir den Typus unseres Gegenübers kennen und die Argumente darauf anpassen. Sprechen wir allerdings zu mehreren, sollten wir alle 4 Grundtypen ansprechen. So stellen wir sicher, dass wir alle Beteiligten zum Ziel bringen, kurz: ein optimales gemeinsames Verständnis erreichen.
Gerade in Change-Zeiten ist es wichtig, den Beteiligten nicht nur zu begründen, was es für Neuerungen gibt, sondern insbesondere die Frage zu beantworten, warum wir etwas tun und was möglich ist, wenn wir die Neuerung umgesetzt haben. So erschaffen wir mehr Akzeptanz und Sicherheit bei den Beteiligten.
Das 4-mat-System: Die vier W-Typen:
1. Der Warum-Typ
ist der häufigste vorkommende Typ. Er möchte zunächst wissen, warum das, was wir an Informationen geben, für ihn relevant oder interessant sein soll. Warum ist das Thema gerade jetzt aktuell? Warum ist es nötig, gerade jetzt dieses Thema anzugehen? Ohne den Anreiz des Warum wird er schnell abschalten, darum ist das Darum der für ihn richtige und wichtige Erklärungsmodus.
2. Der Was-Typ
ist der Faktenmensch, der genau wissen will, was im Einzelnen passiert. Ihn interessieren Abläufe, Prozesse. Bedienen Sie diesen Typen mit allen Daten, Zahlen, Fakten, so finden Sie sein Interesse und seine Affirmation. Übrigens: unter Wissenschaftlern ist dieser Was-Typ ganz besonders verbreitet.
3. Der Wie-Typ
ist der geborene Praktiker, er will wissen, wie es funktioniert, wie die technischen Gegebenheiten sind, wie die konkrete Anwendung funktioniert. Er ist der klassische Ausprobierer, sogenannter Early Adopter, ihm geben Sie am besten zahlreiche Möglichkeiten zum Testen, Probieren, Experimentieren.
4. Der Was-wäre-wenn-Typ
Dieser Typ denkt im Konditional. Ihm geben Sie am besten erst mal einen Zukunftsausblick, eine Vision. Und leiten Sie die Konsequenzen ab, was das konkret bedeutet. Geben Sie quasi ein Nutzenversprechen für die Zukunft. Die klassische Einleitung für den Was-wäre-wenn-Typ ist: „Welche Chancen liegen in diesem neuen Konzept? Sie werden gleich klar sehen, welche konkreten Möglichkeiten sich unserer Abteilung bieten…“
Um die 4-mat-Argumentation schnell abrufbar zu machen, halten Sie sich an die Struktur des Viererschritts in dieser Reihenfolge:
Warum, Was, Wie und Was-wäre-wenn.
Ihre Zuhörenden werden es Ihnen danken! Je öfter Sie mit dieser Struktur arbeiten, umso einfacher wird es Ihnen fallen, auch spontan in dieser Struktur zu sprechen. Das geniale daran: Sie können das 4-mat für detailreiche, in die Tiefe gehende Ausführungen nutzen oder sehr fokussiert argumentieren: Kurz, knapp, klar.
Kompendium:
Die Viererkette des 4-mat-Prinzips:
WARUM ist xy interessant? Warum ist es hilfreich nützlich, nötig?
WAS beinhaltet es (Zahlen, Daten, Fakten)
WIE geht es? Wie implementieren wir es, wie setzen wir es ein und um?
WOZU dient es in der Zukunft, was verändert es? (Tranfers, Szenarien)
Das 4-mat-Modell anhand eines Beispiels
Wir von momentum haben bereits vor einem Jahr entschieden, einem der Top Themen im Fortbildungsbereich Rechnung zu tragen und die Digitalisierung mit dem Schwerpunkt „Blended Learning“ voranzutragen. Blended Learning bezeichnet einen hybriden Ansatz von Lernformen, in dem Präsenz-Veranstaltungen mit E-Learningformaten kombiniert werden. Dieser Ansatz verlangte von unseren Trainerinnen und Trainern eine tiefgreifende Umstellung auf konzeptioneller, technischer und organisatorischen Ebene. Somit ein klassischer Fall für eine strukturierte Change Kommunikation auf persönlicher ebene.
Beispiel für eine 4-mat-Argumentation:
TYP …mögliche zu beantwortende Fragen …das wird kommuniziert WARUM? > Warum ist das Thema jetzt ein Thema?
> Was hat sich im Markt in den
letzten Jahren verändert?
> Welche Anforderungen haben
die Kunden heutzutage?Die Digitalisierung von Bildung ist kein abstraktes Zukunftsszenario mehr, sondern wir sind bereits mittendrin!
Entsprechend verlangt der Markt von einem Bildungsanbieter aktuelle Trainingsmethoden und -ansätze. Hierzu zählt auch, eine kreative Lernsettings zu schaffen, in denen die Kunden ihre eigene und individualisierte Learning-Journey kreieren können. Gefragt wird nach einer zeitlich flexiblen Lernumgebung, die vom Kunden aus denkt und nicht nur vom Terminkalender des anbietenden Trainers. So wird der Individualisierung von Wissen Rechnung getragen, weil die Teilnehmenden das eigene Lern-Tempo bestimmen.WAS? > Was ist genau Blended Learning?
> Welche verschiedenen Möglichkeiten gibt es?
> Welche technischen Anwendungen gibt es?Blended Learning ist ein integrierter Trainingsansatz, der in hybrider Form Präsenztrainings mit Online-Angeboten kombiniert.
Hier gibt es verschiedene Ansätze:
Synchrones und asynchrones Training, die on- oder offline durchgeführt werden. Damit verbindet Blended Learning selbst- und fremdbestimmtes Lernen.
Die Anforderungen an die technische Umsetzung des Blended-Learning-Ansatzes sind im Wesentlichen:
- einsetzbar für alle gängigen Betriebssysteme
- für den Nutzer leicht verständlich und nahezu intuitiv bedienbar
- datenschutzkonformer Umgang mit den UserdatenWIE? > Wie sind die Umsetzungsschritte?
> Welche Best Practices gibt es?
> Was sind die Dos & Don‘ts?
> Welche Ressourcen benötigen wir dafür?Der nächste Schritt ist die Entscheidung für eine technische Plattform, die wir verwenden werden. Gleichzeitig wird ein Curriculum erstellt, das die möglichen und nötigen Trainingsinhalte aufgreift. Die Lerneinheiten werden dabei kurz gehalten, dass sie verschiedentlich kombinierbar sind. Konzipiert und didaktisch aufgearbeitet werden die einzelnen Lerninhalte mit den dazugehörigen Lernzielen.
Ausgehend von diesen Lernzielen werden die Inhalte den Lernformen (synchron - asynchron, on- oder offline) zugeordnet. Zu jeder Lerneinheit wird ein detaillierter Ablaufplan erstellt. Zusätzlich werden die dazugehörigen Lernmaterialien erstellt. Ein Regieplan gibt an, welche Lerneinheiten bis wann von wem bearbeitet und erstellt werden.
Die Umstellung bedeutet für alle Teammitglieder die Überwindung einer großen Hürde. Wichtig hierbei ist, eine stimmige Balance zwischen kreativem Ausprobieren und methodisch-didaktischer Planung zu bleiben. Die BL Projektleitung geht von einem zeitlichen Umfang von 2,5 Monaten bis zur kompletten Umsetzung des BL Ansatzes aus.WAS-WÄRE-WENN? > Wozu dient es kurz-, mittel- und langfristig?
> Welche USPs lassen sich dadurch erzielen?
> Wie können wir es kaufmännisch nutzen?
> Welche weiteren Verwertungsmöglichkeiten
können wir dadurch generieren?Der BL Ansatz wird unseren Teilnehmern kurzfristig helfen, den Praxis-Transfer unserer Trainings und Workshops zu sichern und zu vertiefen. Mittelfristig schafft der BL Ansatz die Basis für aktuelle Lernformen bei momentum. Langfristig heißt das für uns, dass wir uns auf dem Markt als qualifizierter Lösungsanbieter rund um das Thema Kommunikation fest positionieren. Zusätzlich ist der BL von momentum weiter skalierbar, da die Lerneinheiten so aufbereitet sind, dass sie individuell für jeden Kunden zusammengestellt werden können, bei flexiblem zeitlichem Aufwand. Aufgrund unserer Erfahrung im Aufbau und Einsatz des BL Ansatzes können wir in einem „Train The Trainer“ Ansatz unser Wissen an andere Trainer und Coachs weitergeben mit weiteren Trainings & Workshops. Damit können wir ein neues Geschäftsfeld aufbauen.
Zum Abschluss eine Wenn- Dann Formulierung:
Wenn wir den BL Ansatz stringent umsetzen, werden wir bereits in einigen Monaten die positiven Auswirkungen für uns und unsere Teilnehmenden bemerken.
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